Getting Things Done (GTD)

Productiviteit kan eenvoudig. David Allen is de schrijver van het effectieve tijdsmanagement genaamd Getting Things Done (afgekort tot GTD). Als zakenman kwam hij tot de conclusie dat vorige systemen om je tijd effectief in te delen voor de huidige maatschappij tekort kwamen en kwam met een heel nieuw idee. In 2001 verscheen zijn boek Getting Things Done en vandaag de dag halen nog veel mensen inspiratie uit zijn ideeën. Het is een populair zelfmanagement programma, maar ook zeer uitgebreid.

In de huidige maatschappij zijn continue veranderingen en verloopt alles snel. Om dat bij te houden en mijn tijd effectief te benutten, zodat ik tijd overhoud voor de dingen die ik leuk vind, gebruik ook ik het (enigzins aangepast) GTD-systeem. Lange tijd gebruikte ik het systeem op een simpelere manier dan ik nu doe. Ik heb dit veranderd omdat ik merk dat ik met deze huidige manier nog effectiever om kan gaan met mijn tijd.

Stap 1: Verzamel alles

image image

Voor deze blog ben ik op een nieuw blad begonnen, normaal zou ik doorgaan waar ik gebleven was. Ik schrijf alles op (door elkaar) wat er in mijn hoofd zit qua taken.

Alles wat gedaan moet worden, schrijf ik eerst op in mijn braindump-sectie. Dit zijn pagina’s waarop ik schrijf wat ik moet doen, taken kan clusteren of irrelevante taken door kan strepen. Ook belangrijke documenten en / of brieven waarop actie moet worden ondernomen, worden hier genoteerd. De desbetreffende brief komt dan achterin mijn agenda of in mijn administratie thuis. Het gaat bij deze stap om zo snel mogelijk je hoofd leeg te maken op papier.

Stap 2: Verduidelijking

image

Nadat je alles hebt opgeschreven is het van belang om na te gaan wat alle taken betekenen en welke taken geclusterd kunnen worden omdat ze misschien onderdeel zijn van een project. Dit kun je doen door verschillende kleuren te gebruiken (kleurcodering), symbolen of door simpelweg lijnen te trekken. Voor grote projecten gebruik ik achterin deze sectie een aparte pagina om naar te verwijzen op mijn week-/dagpagina’s.

Stap 3: Organiseer
image image

Taken verplaatst naar dagpagina’s of een projectpagina.

Schrijf alle taken op de plek waar ze thuis horen in je agenda. Wanneer je nog niet weet wanneer de taak uitgevoerd gaat worden, laat je deze in je braindump staan. Taken die je verplaatst hebt naar hun uiteindelijke plek, streep je door. Zo creëer je een continu veranderende to-do list. Afvinken werkt motiverend, dus zorg ervoor dat je afgehandelde taken dan ook afvinkt!

Ikzelf plaats de taken of op de dagpagina’s of in mijn projectgedeelte achterin mijn braindump. Voor projecten heb ik een apart gedeelte, omdat deze meer tijd in beslag nemen dan een dag. Zo heb ik alle taken bij elkaar en kan ik de taken wegstrepen die ik al heb gedaan. Deze zijn uiteraard wel eerst verplaatst naar mijn dagpagina’s.

Stap 4: Reflecteer

Telkens wanneer je iets hebt wat opgeschreven moet worden, doe je dit in de braindump. Zo houd je je takenlijst up-to-date en kun je gelijk reflecteren welke taken er al gedaan zijn of welke irrelevant zijn geworden. Ook kun je taken aanpassen.

Stap 5: Just do it!

image

Actie ondernemen! Werk je ingeplande taken af en streep ze af wanneer ze klaar zijn. Actie ondernemen is de enige manier om je takenlijst korter te maken en op sommige dagen heb je misschien zelfs helemaal niks te doen.

Advertenties

One thought on “Getting Things Done (GTD)

  1. Geweldige beschrijving van GTD. Lekker duidelijk! Alleen wat doe je met de to do’s die je onder een project hebt gezet? Misschien iets voor een vervolg blogje?

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s