E-mail: Inbox Zero

Dagelijks komen er meer e-mails in je inbox dan je eigenlijk wilt. Vanuit mijn werk kan ik op een dag wel 20 verschillende e-mails binnen krijgen met acties, afspraken of informatie. Ook op mijn persoonlijk mailadres krijg ik belangrijke mails binnen en een hele hoop reclame. Tip: schrijf je alleen in voor reclame die je wilt en schrijf uit voor reclame die je niet eens leest, dit scheelt al een hoop mail!

Merlin Mann heeft het concept e-mail inbox zero bedacht: een lege inbox. Door effectief je mail te verwerken zorg je dat je inbox leeg is en je e-mail verwerkt is. Veel mensen hebben honderden ongelezen e-mail in hun inbox staan (een veel gehoord probleem bij mij op school…) en hebben geen overzicht. “Oh, dat mailtje heb ik niet gezien.” “Ik ben vergeten actie te ondernemen op dat mailtje.” Heel vervelend als je op antwoord zit te wachten.

Hoe werkt e-mail inbox zero?

Ten eerste plan je in jouw planning een tijd in wanneer je je inbox gaat verwerken. Verwerken betekent: een lege, opgeruimde en overzichtelijke inbox. Je richt je inbox zo in dat hij leeg is en je een duidelijk overzicht hebt van openstaande acties en onbeantwoorde mail.

  1. Maak vier mappen in je inbox. Deze mappen bieden structuur en geven ook aan op welke mail jij actie moet ondernemen.
    1. Actie
    2. Wachten op
    3. Ooit
    4. Archief
  2. Behandel e-mail niet, maar verwerk het!
    • Verwijder of archiveer mail zonder acties. Dit kunnen informatieve mails zijn, maar ook mails met een mededeling.
    • Handel acties die korter dan twee minuten duren gelijk af. Dan ben je er maar klaar mee en scheelt weer een mail om te verwerken!
    • Archiveer mail met acties die langer dan twee minuten duren in de map Actie.
    • Delegeer mails met taken die niet voor jou bedoeld zijn en archiveer deze in de map Wachten op. Zo heb je wel overzicht op gedelegeerde mail en is het makkelijk te zien of jij al antwoord hebt gekregen.
    • Mails zonder actie, maar die wel interessant zijn? Archiveer die in de map Ooit. Wanneer je tijd over hebt en alle acties af hebt gerond, kun je in deze map verder.
  3. Bepaal wanneer je actie gaat ondernemen. Behandel de openstaande mails in deze map. Plan dagelijks (of wekelijks, afhankelijk van de hoeveelheid mail) tijd in om actie te ondernemen op de mails in deze map.
  4. Verwerk ook de map wachten op. Kijk of je al reactie terug hebt op deze mails en stuur anders een herinnering.
Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s