Functional Planning: Time-tracking

English version below

Soms is het gewoon handig om te weten waar je tijd aan besteed wordt. En soms is het ook functioneel om te weten hoe je je tijd besteed. Omdat de laatste zeven weken van school erg hectisch gaan zijn, vind ik het handig om te weten welke beschikbare tijd ik heb om de laatste taken voor het afronden van het schooljaar in te kunnen plannen. En om bij te houden hoeveel tijd ik nodig heb om een bepaalde taak af te krijgen.

Ik heb voor de laatste zeven weken in mijn bullet journal een set-up gemaakt om dit visueel te maken voor mijzelf. Ik ben begonnen met een over-all overzicht van alle taken die gedaan moeten worden met een tijdlijst ernaast. Per taak kan ik vijf uur bijhouden, als ik meer nodig heb kan ik altijd meer rijen gebruiken. Elk hokje dat ik inkleur staat gelijk aan 15 minuten tijd die ik aan die taak heb besteed.


Hierna heb ik een weekoverzicht gemaakt. Op de linkerpagina staan de dagen in kolommen verdeeld en alle uren op de dag staan ernaast. De uren die ik slaap hebben één hok gekregen en de uren die ik daadwerkelijk wakker en actief / productief ben hebben twee hokken gekregen, zodat ik per half uur kan bijhouden wat ik op die dag doe. Veel van mijn dagen zien er hetzelfde uit, maar toch vind ik het fijn om te zien hoe ik mijn tijd besteed. Ik probeer het er een beetje aantrekkelijk uit te laten zien door verschillende lettertypes te gebruiken. Dit is namelijk een ontspanning voor mij en zo combineer ik productief bezig zijn met ontspannen.


Op de rechterpagina heb ik en running list van de taken die ik af moet krijgen. De eerste week ben ik begonnen met een lijst per dag te maken, maar ik denk dat ik dat voor volgende week al ga veranderen en er een weeklijst van ga maken. Zo kan ik alle taken van de week opschrijven en hoef ik niet te wachten op een specifieke dag. Het gaat er mij om dit systeem zo productief mogelijk te maken.

Natuurlijk kun je dit systeem voor zoveel andere doeleinden gebruiken: misschien moet je je tijd van je werk wel bijhouden, wil je het slaapritme van je pasgeboren baby documenteren, heb je medicijnen die op een bepaald moment moeten worden ingenomen, wil je een tijdlog maken voor je eigen bedrijf en ga zo maar door.

En nu dus door naar het volgende gedeelte: de enorme waslijst aan taken afwerken zodat ik straks kan genieten van mijn zomervakantie!


English version

Sometimes it is easy to know how you spend your time. And sometimes it is also functional to know how you spend your precious time. Because the last seven schoolweeks are pretty hectic, I like to know what amount of available time I have to finish the last tasks to complete and round up the schoolyear. And I also like to track the amount of time I need to complete a certain task.

So I made a set-up in my bullet journal for the last seven schoolweeks to visualize the time I have. I started with an overall overview of all the task that still need to be done with a timeline next to it. I can track five hours per task, but when I need more time I can always use two rows. Each box that I color in represents 15 minutes of time that I spent by working on that task.


After this I start my weekly overviews. On the left-side page I made columns for each day with the hours written next to it. The hours that I am asleep are one box tall and the hours that I am awake and active / productive I made two boxes tall, so I can track per half an hour. Most of my days look the same, but I still like to see how I spend my time. I try to make it look more pretty by using some different fonts to write the information down. Knowing that I spend my time wisely works relaxing for me and this way I can combine relaxing and being productive.


On the right-hand page I made a running list of the tasks I need to complete. This first week I started with making a list each day, but I think that I will change this for next week in a weekly running list. This way I can see all the tasks that need to be completed that week and I don’t have to wait for a specific day to write the task down. The most important thing about this system is making it as productive as I can.

You can use this sytem for multiple other purposes: maybe you need to track the time you spend for your work, you want to document the sleeping schedule of your newborn, you have certain medications you need to take on a specific time, you need to make a timelog for your own business and so on.

And now on to the next part: working on the enormous list I need to complete before I can enjoy my summer break!

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s