Functional Planning: Bullet Journal Time Tracking Review

English version below

Ondertussen heb ik bijna drie weken mijn tijd bijgehouden in mijn bullet journal. Ik ben hiermee begonnen omdat ik hele drukke weken heb gehad en ook nog ga hebben. Ik vind het daarbij belangrijk dat ik weet welke beschikbare tijd ik heb en ook hoeveel tijd ik besteed aan bepaalde taken.


Als eerste heb ik een overzicht met de taken die gedaan moeten of moesten worden. Per taak kan ik zo’n 5 uur bijhouden en als ik meer tijd nodig heb, kan ik meer rijen gebruiken. Per kwartier kan ik een vakje invullen. Er zijn taken bijgekomen en al veel taken heb ik al behoorlijk wat tijd besteed. Ook zijn er taken waar ik nog geen tijd aan heb besteed. Dit zijn taken waar ik pas aan kan beginnen, als andere taken afgerond zijn.


Hierna heb ik per week een wekelijks overzicht op een pagina. In de lange kolommen schrijf ik weg hoe ik mijn tijd besteed. Het begint altijd met een “leeg canvas”. Ik markeer tijden waarbij ik weet dat ik hetzelfde doe in huis (opstaan en de dag starten en koken en eten). Tussen deze groene balken zit mijn werkdag op mijn werk. Als eerste plan ik de vergaderingen en overleggen in en daarna vul ik per dag mijn tijdsplanning in. Op de rechterpagina heb ik twee kolommen om een running list te maken van de taken die ik in die week wil doen.


Na ongeveer een week ziet het er dan zo uit. De dagen zijn ingevuld en ik probeer dat een beetje vrolijk te doen door verschillende lettertypen te gebruiken. Het valt me op dat ik, na het koken en eten, vaak te moe ben om nog productief aan de slag te gaan. Er staat regelmatig YouTube of NetFlix, maar tijdens het kijken van een serie ben ik vaak wel bezig met werk, op een rustige manier. Dat mag ook wel na een dag werken, je moet namelijk ook uitrusten.


English version

For already three weeks I am tracking my time in my bullet journal. I started time-tracking because I have had some crazy busy weeks and the coming weeks will be even busier. I think it is important to know which available time I have and how much time I spend on different tasks.


I have made an overview with all the tasks that need or needed to be done. I can track about five hours per task, but if I need to track more time, I can always use more rows. Each 15 minutes of time spent on a task can be marked. The list is filled with more tasks and I have spent already a lot of time on different tasks. There are also tasks that have not yet started, because I have to complete other tasks before I can start with those.


After this I made my weekly views with a week on a page and a notes page. In the longer columns I write down how I spent my time. It always starts with an empty spread. I mark the times I spent at home doing the same stuff each day (like getting up and starting the day and cooking and eating dinner). Between these marked areas is my working day at school. I start planning out meetings and other appointments before I fill in the rest. Each day I fill in all the things I spend time on. On the right hand page I have to columns to write down a running list of to do’s for the week.


After using this spread for about a week this is how it looks. The days are filled in and I try to use some different fonts by using handlettering. The thing that stands out is that I am pooped after a full day of work and I am less productive. Each day there is written down YouTube or NetFlix, but while watching videos and TV shows I do a lot of different work, but in a relaxed wat. Because you need to rest after a long day of work.

Functional Planning: June Favorites

English version below

Elke maand laat ik jullie mijn favoriete functioneel planning benodigdheden zien. Veel zal hetzelfde zijn, maar er zijn ook regelmatig dingen die veranderen of erbij komen. Voor deze maand heb ik de volgende favorieten:

  • Mijn FiloFax Ochre Malden in personal formaat. Deze planner blijft gewoon mijn unicorn. Nu alles in een planner zit en ik goed gebruik maak van de verschillende onderdelen van mijn planner voel ik me weer een stuk productiever. Ik heb alle extra dingen (sticky notes, paperclips, extra papier) uit mijn planner gehaald en in een apart etuitje gedaan. Nu is mijn FiloFax weer lekker dun en kan ik gaan bepalen of ik de spullen uit de etui uberhaupt wel gebruik.
  • Een etui met extra planner spullen die voorheen in mijn FiloFax zaten. Ik pak niet heel vaak spullen uit deze etui, maar voor nu houd ik het nog even bij me. Zo kan ik bepalen wat er uit mijn tas kan en wat ik wel gebruik. Hier zitten sticky notes, notitiepapier, washitape enz in.
  • Mijn pennenblik met verschillende pennen en markers voor wanneer ik ze maar nodig kan hebben. Veel hiervan gebruik ik in mijn bullet journal.
  • Mijn Pentel Slicci 0.25 mm pen, Kuretake ZIG clean brush in licht grijs en mijn Stabilo Pastelmarker in (mint)groen zijn de pennen en markers die ik gebruik in mijn FiloFax.
  • Mijn Bullet Journal om time-tracking bij te houden en een takenlijst per week aan te leggen. Het is voor nu een beetje dubbel werk, maar ik kan in deze drukke periode niet zonder een goed overzicht.
  • Mijn kleine agenda die ik gebruik om afspraken voor komend schooljaar op te schrijven en een planning te maken van alle dingen die voor volgend jaar belangrijk zijn. Dit neem ik in de zomervakantie over in mijn FiloFax, wanneer deze is opgezet voor het volgende schooljaar.


English version below

Every month I share my favorite functional planner supplies with you. A lot of things will be the same, but there will be changes in items or there will be other things. For this month I have the following favorites:

  • My FiloFax Ochre Malden in personal size. This planner is (and will always be) still my uncorn. Now that I have my plannersystem in one planner and I use the different sections better, I feel a lot more productive. I put all the extra things I had in my planner (stickt notes, paperclips, extra notepaper) in a pencil case. This slimmed down my FiloFax and I can determine if I do use all the other stuff.
  • The pencil case where all the extra stuff out of my FiloFax are in now. I don’t take a lot off stuff out of this case, but for now it will stay in my bag for a little longer. This way I can determine what I really use and what can get out of my bag. It contains sticky notes, notespaper, washitape and more.
  • My pentin with all the different pens and markers I use for planning. Most of these are used in my bullet journal.
  • My Pentel Slicci 0.25 mm gelpen, Kuretake ZIG clean brush in light gray and my Stabilo Pastelamarker in (mint)green are the pens and markers I use on a daily basis in my Filofax.
  • Mijn pennenblik met verschillende pennen en markers voor wanneer ik ze maar nodig kan hebben. Veel hiervan gebruik ik in mijn bullet journal.
  • My bullet journal for timetracking and a tasklist per week. For now it is some double work and duplicating information, but at this very busy period I need to have a clear overview.
  • My small agenda which I use to plan the next schoolyear. I write down appointments and make a planning for all the different things that are important. When summer breaks start and I have my FiloFax ready for the next schoolyear, I can write the information down in my FiloFax.

Functional Planning: Getting Things Done combined with Bullet Journal

English version below

Het mooie aan een eigen planner maken en gebruiken is het feit dat je hem helemaal kunt aanpassen aan je eigen behoeften. Er zijn natuurlijk geweldige systemen die je kunt gebruiken om productiever met je tijd om te gaan, zoals Getting Things Done van David Allen en Bullet Journal van Ryder Caroll. Ook ik heb deze systemen uitgeprobeerd en ben uiteindelijk tot mijn eigen systeem gekomen. Hierbij heb ik wel gebruik gemaakt van verschillende onderdelen van andere systemen.

  • Vanuit Getting Things Done heb ik gebruikt gemaakt van het verzamelen van alle informatie die binnenkomt. Ik schrijf echt werkelijk alles op en bekijk later pas of iets relevant is. Je weet nooit wanneer er een geweldig idee bij je opkomt en dan kun je het maar beter opgeschreven hebben. Of soms zegt iemand iets tegen je of vraagt iets van je, terwijl je druk bezig bent met andere dingen. Als ik dit soort dingen dan niet opschrijf, dan vergeet ik het.
  • Vanuit Bullet Journal maak ik gebruik van het bijhouden van mijn taken per dag en daarbij een bullet schrijven om onderscheid te maken tussen taken, afspraken en notities. Dit brengt overzicht aan in de lijst en zo weet ik ook wanneer ik een bepaalde taak heb opgeschreven (en hoe lang ik deze dan al aan het uitstellen ben). Dit combineer ik dan weer met het verzamelen van alle binnenkomende informatie uit het Getting Things Done systeem.
  • Ook gebruik ik vanuit Getting Things Done het idee om taken te koppelen en te clusteren aan een project. Over project planning heb ik het ook al regelmatig gehad op mijn blog. Wanneer veel taken bij elkaar horen, is het handiger om ook voor die taken een project te starten en daar een planning voor te maken.

Wat ik nu nog graag wil implementeren is een “Waiting For” lijst vanuit het Getting Things Done systeem. Er zijn regelmatig taken waarbij ik op reactie of actie van iemand anders wacht en door te kunnen gaan met deze taak. Ik denk dat het makkelijker is om hier een aparte lijst voor te maken, zo kan ik in de gaten houden of iemand anders al heeft gereageerd.


English version below

The best part about making and using your own pplanner is the fact that you can modify it to fit your own needs. There are of course some wonderful systems arount that you can use to be more productive and make effective use of your time, like Getting Things Done from David Allen and Bullet Journal by Ryder Caroll. I also tried out these systems and made my own system eventually. In my own systems I do use some parts from the systems mentioned above.

  • From Gettings Things Done I use the tip of collecting all incoming information. I do write down everything that comes to mind and I judge at a later moment if everything is relevant. You never know when ideas come to mind and you can bettr write it down, so you won’t. And sometimes someone tells or asks you something when you are busy. If I don;t write these things down immediately, I will forget them.
  • From bullet journal I use the tip of keeping track of my tasks per day (daily logging) and putting a bullet next to it to distinct the difference between tasks, appointments and notes. It akes the list more clear and I know when I have written a task down (and how long I am procrastinating on the tasks). I combine this part of the bullet journal system with the part of collecting all incoming information of the Getting Things Done system.
  • I also use the tip from Getting Things Done to connect tasks and to cluster them to a project. I already wrote different blogposts about project planning. When a lot of tasks are similar, it is easier to start a project and make a  planning for that.

The thing I want to implement next is a “Waiting For” List from the Getting Things Done system. There are several tasks per week that require the help of someone else. I need to wait for a reaction or action from a specific person before I can continu with the task. I think it is easier to have a seperate list to keep track of all of this.

Pentest en Shoplog: PenStore haul 2

English version below

Ik had weer een nieuwe pen nodig. Het is zo lastig dat een hele fijne punt (0.25 mm) bijna nergens te vinden is. Dus, bestel ik mijn nieuwe pennen op PenStore. Het is een hele uitgebreide winkel met een snelle levering en een goede klantenservice. Naast gewone pennen hebben ze ook brushpennen, markers, papier, accessoires enz. Ze verkopen ook Leuchtturms en de penloops.

Ik bestelde een aantal pennen, wat markers en een brushpen. Ik heb ze uitgeprobeerd in de mijn bullet journal van BBNC uitgevers. Ook had ik een tijdje geleden bij de Pipoos een aantal nieuwe Ecoline Brushpennen gekocht.


Bij PenStore kocht ik: twee gelpennen: de Pentel Slicci 0.25 mm (deze staat niet op de PenTest, omdat deze al op de eerste PenTest staat) en de Pilot Choose 0.7 mm. Dit is niet mijn favoriete pendikte, maar soms heb je een dikkere pen nodig. De gelpennen schrijven allebei prettig en vloeien goed door. De Pilot Choose pen is heel smooth en glijdt over het papier.

Bij de Pipoos kocht ik ook gelpennen, een setje Edding 2185 Metallics. Ik zocht een goede gouden gelpen en toen ik dit setje zag hangen leek het me ook handig om een zilveren en een bronzen gelpen te hebben. Ze schrijven prettig en glijden goed over het papier. Ze hebben een 1.0 mm dikte. Ik zou wel graag nog een gouden gelpen willen hebben met een kleinere dikte.

Bij PenStore kocht ik ook twee brushpennen en een marker. De eerste brushpen is de Pentel Touch Sign Zwart. Deze die ik regelmatig op YouTube voorbij komen en door de video van Llama’s Love Letters wilde ik ze heel graag uitproberen. Je kunt ze via PenStore in een set kopen, of per kleur los. En ze schrijven inderdaad zoals ze het laten zien in de video’s. Dankzij de flexibele kunststof punt van de pen heb je extra veel controle over het schrijven. Ook kocht ik een Kuretake ZIG real brush in Turquoise Green. Ik heb hier op de Paper Passion beurs vorig jaar een lichtgrijze van gekocht en gebruik deze als markeerstift. Ik wilde graag ook andere kleuren uitproberen en ben van plan om er af en toe een te kopen. Hij was wel wat droog in het begin, maar na een aantal keren gebruik was dit over. Ook kocht ik een FriXion Colors in Groen. Ik heb hier al een blauwe van en deze kleur zag er destijds op de website anders uit. Ik ben blij dat ik de groene nu heb, want dit is wel de kleur die ik wil, het lijkt een beetje op mintgroen.

Als laatste kocht ik (al een tijd geleden) bij de Pipoos wat nieuwe kleuren Ecoline brushpennen. Ik sta elke keer weer versteld dat ze niet doordrukken op het papier! Ze zijn voornamelijk voor groot schrijven, omdat de punt nogal groot is. Ik kocht de kleuren 600 Green, 656 Forest Green, 522 Turquoise Blue en 407 Deep Ochre.


English version

I was in need of a new pen. It is very difficult in the place where I live to find an ultra fine pointed pen (0.25 mm). So I order my pens online from a Dutch shop called Penstore. It is a very extensive shop (for Dutch standards), they deliver quickly and they have a good customer service. They sell regular pens, but also brushpens, markers, paper and other accessories.

I ordered some pens, some markers and a brushpen. I did a pentest in the mijn bullet journal  book that I got to test out from BBNC publishers. I also bought some Ecoline brushpens some time ago at a Dutch crafting store called Pipoos.


At PenStore I bought two gelpens: the Pentel Slicci 0.25 mm (this one is not included in this pentest, because I tested this pen in my first pentest) and the Polot Choose 0.7 mm. This is not my favorite pensize, but sometimes you need a wider pen to write something. Both these gelpens write very nice and smooth.

At Pipoos I also bought some gelpens, a set of Edding 2185 Metallics. I was searching for a good golden gelpen and when I saw this set I thought it would be nice to have a silver and bronze one as well. They write very nice and smooth and have a 1.0 mm tip. I do love to have a golden gelpen with a smaller tip size, so I will continu my search for that.

I also bought two gelpens and a marker at PenStore. The first brushpen is a Pentel Touch Sign Black. I saw these a lot of times watching YouTube videos and because of the video of  Llama’s Love Letters I wanted to try them out. You can buy them in a full set with all the colors, or single. And they do write like they show in the videos! Because of the flexible plastic tip you have a lot of control over the way the pen writes. I also bought a Kuretake ZIG real brush in Turquoise Green. At a Dutch planner market I bought a light gray one and I use this as a highlighter. I wanted to try out other colors and I am planning to buy more. The pen was a bit dry in the beginning, but after writing with it for a while this was over. I also bought a FriXion Colors in Green. I already have the blue one, but the picture when I bought it showed a more minty blue / green one. I am glad I have the green one now, because this was the color I was looking for.

And lastly I bought (a little while ago) some new colors of the Ecoline brushmarkers at Pipoos. I am literally surprised every time I write with those in my bulletjournal. They do not bleed and they ghost only a little bit! I bought the colors 600 Green, 656 Forest Green, 522 Turquoise Blue en 407 Deep Ochre.

Rapid logging: quick tips

English version below

Rapid logging staat voor het zo snel en gespecificeerd mogelijk opschrijven van je binnenkomende informatie. Het is niet de bedoeling dat je al deze informatie onthoudt, want daarvoor is je brein niet gemaakt. Je brein kan maar een x aantal dingen tegelijk onthouden en wanneer er nieuwe informatie bij komt, vergeet je brein de eerste informatie. Hierbij een paar tips om rapid logging toe te passen in je eigen planner.

  1. Zorg dat alle verschillende onderdelen van je binnenkomende informatie een specifieke plek hebben en refereer regelmatig naar die plekken.
  2. Schrijf je zinnen kort en krachtig op. Wees niet te gedetailleerd, maar wees wel specifiek en duidelijk.
  3. Schrijf binnenkomende informatie zo snel mogelijk op.
  4. Wanneer je iets op een los papiertje schrijft, log dat dan zo snel mogelijk in je planner op de juiste plek.
  5. Schrijf ook belangrijke informatie uit emails gelijk op, zoals data of afspraken die worden gemaakt.

English version

Rapid logging means writing down your incoming information quickly and specific by using short sentences with the most important information. You should not try to remember all this information, because that is not the job of your brain. Your brain is for thinking, not for storage. Your brain can only remember a specific amount of information and when something new comes in, it will forget the first thing. So, here are some tips to incorporate rapid logging into your planning system.

  1. Make sure you have different places in your planner to put different types of incoming information.
  2. Write down your sentences short and be specific with your information. Don’t write down too many details, but only the neccesary.
  3. Write down incoming information as soon as you can.
  4. When you write something down on a piece of paper, log it as soon as you can in your planner in the right spot.
  5. Write down important information you get from emails immediately, like dates and appointments.

Bullet Journal: Monthly Watercolor Headers

English version below

Toen ik mijn maandoverzicht in mijn bullet journal van de maand mei liet zien, vonden veel lezers en volgers de titel er mooi uit zien. Ik had waterverf gebruikt en een bloemenkrans gemaakt met daarin de maand mei geschreven met handlettering. Maar, zoals jullie ondertussen wel weten, ben ik helemaal niet van het decoreren van mijn planner en was dit dus een uitprobeersel.

Toch vind ik creatief bezig zijn ook heel leuk, zeker met waterverf. Dus wilde ik voor de komende maand een aantal verschillende headers proberen, waarmee jullie wellicht wat inspiratie op kunnen doen. Ik heb verschillende stijlen geprobeerd te vertegenwoordigen en ben best blij met het resultaat.

Voor het maken van deze headers heb ik de volgende materialen gebruikt:

  • Winsor en Newton waterverf set
  • Aquabrush (small) van de Pipoos
  • Sakura Pigma Fine en Medium Brush
  • Uni-ball Signo witte gelpen
  • Edding 2185 gouden en bronzen gelpen


English version

When I shared my monthly view in my bullet journal of the month of May, readers and viewers thought the header looked pretty. I used my watercolors and made a floral wreath and wrote “May” using handlettering. But, as you may know by now, I don’t like to decorate my planner and this was a try-out.

But I also like to be creative, especially with my watercolots. So I wanted to try out a few different monthly headers to inspire you. I tried some different styles and am pretty pleased with the results.

I used the following materials for making these headers:

  • Winsor en Newton watercolor set
  • Aquabrush (small)
  • Sakura Pigma Fine and Medium Brush
  • Uni-ball Signo white gelpen
  • Edding 2185 gold en bronze gelpen

Bullet Journal Monthly Spread (tweaked traditional)

English version below

Ondertussen heb ik al een aantal keer een maandelijks overzicht gedeeld in zowel mijn FiloFax als mijn bullet journal. Al deze spreads waren gemaakt met de standaard blokken waar je je afspraken e.d. in kan zetten.

Omdat ik de laatste tijd bezig ben met het versimpelen van de bullet journal en daarbij nog steeds bezig ben met mijn zoektocht, dacht ik dat voor deze maand ook te doen voor het maandelijks overzicht. De oorspronkelijke manier van het maandoverzicht is een lijst met de dagen onder elkaar en daarnaast de data die erbij horen. Hiernaast schrijf je in lijst-vorm je afspraken voor die bepaalde dag op.

De laatste tijd zie ik deze vorm regelmatig terugkomen op InstaGram, maar dan een beetje aangepast. In plaats van een lange regel voor je afspraken, wordt het overzicht over twee pagina’s uitgetrokken en worden er kolommen gemaakt voor verschillende gebieden in je leven. Ook ik heb het maandoverzicht op deze manier uitgeprobeerd en vind het erg overzichtelijk!


En dan kom ik weer terug bij dat mooiste aspect van de bullet journal: de veelzijdigheid en de mogelijkheid om alles aan te passen aan de manier waarop het systeem werkt voor jou. Toch denk ik niet dat het mijn ultieme plannersysteem (op dit moment) is. Begrijp me niet verkeerd, ik zie heel veel pluspunten aan het systeem en vind het erg leuk om van alles te proberen (voornamelijk voor de blog, maar ook om grote projecten uit te zetten). Toch kan ik geen systeem of manier vinden om een bullet journal effectief en functioneel te gebruiken voor mijn werk, persoonlijk leven, huishouden en blog gecombineerd. Niet dat ik niet weet hoe ik al die aspecten erin moet verwerken, want dat kan juist heel goed in een bullet journal, maar ik mis de mogelijkheid die ik nu heb met vooruit plannen, ik heb niet genoeg tijd om elke week aan wekelijkse en dagelijkse pagina’s te besteden en daar heb ik eigenlijk ook weinig zin in. Dit komt omdat ik erg tevreden ben over mijn planningssyteem zoals het op dit moment is.


English version

In the meantime I have shared some monthly spreads in both my FiloFax and my bullet journal with you. All these spreads where made out of boxes for your appointments and other things you want to track in a monthly overview.

Lately I am trying to simplify my bullet journal system and because of my search for the bullet journal basics, I wanted to try this out for the monthly spread. The traditional way of making a monthly spread in your bullet journal is by writing down all the dates in a list form with the days written besides them. And next to this you have a row for each day to fill in all your information.

Lately when I am browsing InstaGram I see this way of making the monthlies a lot, but people tweak it a bit. In stead of one big row for each day, the monthly spread is spread out over two pages and columns are added for different aspects of your life. I also tries making the monthly spread this way for the month of June and I think it is really clear and looks neat.


And that brings me back to the best aspect of the bullet journal system: the versatiliyy and endless possibilities to make the system work for you. But, I still do not think that the bullet journal system is my ultimate planner system (at this moment). Don’t get me wrong, I also see all the pros the system brings and I do like trying out all the different spreads (mostly for the blog, but also to map out bigger projects). But I still can’t find a way to use the bullet journal system effective and functional to combine my work, personal life, household and blog. It’s not that I don’t know how to incorporate all these different aspects, because that’s one of the best parts of the system, but I miss the possibility of forward planning as I have it right now. I don’t have enough time to map out every weekly and daily layout and I actually don’t want to make the time to do so. This is because I am really content with my planningsystem as is.