Quick tips for better time management

English version below

  1. Gebruik een planner of agenda
  2. Maak een dagelijks plan
  3. Ken je deadlines
  4. Geef elke activiteit een bepaalde tijd
  5. Groepeer vergelijkbare activiteiten
  6. Plan pauzes in
  7. Focus
  8. Verwijder afleidingen
  9. Drink genoeg
  10. Leer NEE te zeggen
  11. Ken je prioriteiten
  12. Zet als doel om vroeg te starten
  13. Plan vooruit
  14. Delegeer
  15. Neem tijd om tot rust te komen!

English version 

  1. Use a planner or agenda
  2. Make a daily plan
  3. Know your deadlines
  4. Set a time for your tasks
  5. Group similar tasks together
  6. Take breaks
  7. Focus
  8. Eliminate distractions
  9. Drink enough
  10. Learn to say NO
  11. Prioritize
  12. Target to start early
  13. Plan ahead
  14. Delegate
  15. Take time to rest!

Monthly chores tracker

English version below

Vorige week schreef ik over mijn jaarlijkse huishoudschema, met alle klussen die eens of meerdere keren per jaar voorkomen. Maar er zijn natuurlijk ook klussen die dagelijks, bijna dagelijks of wekelijks voorkomen. Voorheen schreef ik voor elke week een tracker uit, waarbij al die klussen stonden en ik ze af kon vinken. Dit nam alleen erg veel plek in beslag en het stond niet overzichtelijk bij elkaar. Ik heb nu een ander systeem uitgeprobeerd voor de maand mei en ben tot nu toe zeer tevreden!


Het nieuwe systeem bestaat uit een pagina met alle taken die ik één of meer keren per week doe met een daarbij behorende afkorting. Per maand maak ik een klein overzicht van de maandkalender waar ik deze afkortingen in kan schrijven. Ook schrijf ik een lijst met de taken die in die maand moeten gebeuren, overgenomen van de jaarlijkse lijst. Wanneer ik een van deze klussen uitvoer, zet ik een stip in het vak van die dag.


English version

Last week I wrote about my yearly cleaning schedule, which contains all of the chores that need to be done monthly or several times a year. But there are also daily, almost daily and weekly chores. I used to write those in a weekly tracker so I could check them off. This tracker did take a lot of space in my planner. I made another system which I tried out for the month of May. And for now I am pretty happy with it!


The new system contains of a page with all the chores I do once or several times a week listed with an abbreviation. For each month I will make a small monthly calendar with enough space to write those abbreviations in. I also write a list with all the monthly tasks that need to be done that month, which I can find on my yearly cleaning schedule. When I complete one of those tasks, I will mark it with a dot on the day I completed it.

InstaGram: Planner accounts

English version below

Ik kijk graag op InstaGram en heb ook een speciaal account behorende bij mijn blog, HeartMindedWork. Hierbij volg ik alleen maar plannergerelateerde accounts en het liefst volg ik mensen die ook aan functional planning doen. Hieronder een lijst met mijn favorieten.

VanillaNotes – Ik vind de manier waarop zij haar bullet journal weergeeft erg mooi. Het is simpel, met af en toe een kleurtje.

Pen and Papers – de manier waarop de simpelheid van de planner wordt gecombineerd met zwart en goud geeft het een hele luxe uitstraling.

Teacher with a Plan – mooie, functionele bullet journal layouts van een Amerikaanse lerares. Er zitten layouts tussen die ik graag nog wil proberen!

Planner Jules – van dit account (en ook haar YouTube account) haal ik de meeste inspiratie. Ik vind haar stijl erg mooi.

Focusign – een leuk account met simpele bullet journal layouts. Er worden een aantal kleuren, maar ook doodles gebruikt, maar de pagina’s ogen toch nog simpel en functioneel.


English version

I like browsing Instagram and I made an account that goes with this blog, HeartMindedWork. With this account I only follow planner related accounts and especailly account with people who inspire me with functional planning. I made a list with a few of my favorites.

VanillaNotes – I really like the way she makes het bullet journal pages. The layouts are simple with an occassional bit of color.

Pen and Papers – the way the simplicity of the planner is combined with black and gold makes the pictures look really luxurious.

Teacher with a Plan – pretty and functional layouts made by a teacher. There are several layouts I would like to try!

Planner Jules – this is the account (and her YouTube page) that gives me the most inspiration. I love her style!

Focusign – a fun account with simple bullet journal layouts. She uses a couple of colours and some doodles, but still the pages look simple and functional.

 

Bullet journal Basics Layout

English version below

Gisteren schreef ik over de simpele vorm van de bullet journal. Nogmaals: al die prachtige layouts vind ik ook mooi, maar het is niet hoe de bullet journal oorspronkelijk is opgezet. De oorspronkelijke vorm is namelijk met een notitieboek en een pen en dat is het. En dit is nu juist heel erg handig voor als je functioneel wilt plannen. Ik heb een voorbeeldweek gemaakt met de bullet journal in zijn simpelste vorm.


Ik heb de pagina’s in tweeën gesplitst, zodat je het meest effectief gebruik kunt maken van de plek op je pagina. Zinnen zijn meestal niet lang genoeg om naar het eind van je papier te gaan, waardoor je eigenlijk een hoop papier weggooit. Ik begin de week met een overzicht van de week en de afspraken en wat trackers onderaan. Hiernaast staat een lijst met taken die die week afgerond moeten worden, maar niet op een bepaalde dag. Op de volgende bladzijde begin ik met dailies. Die maak ik per dag. En op de laatste (vierde) bladzijde heb ik mijn blogplanner gemaakt, die ik nog niet met jullie ga delen, dat komt aan het eind van de maand.


English version 

Yesterday I wrote about the simplest form of the bullet journal. I will say it again: I really do think that all those pretty layouts are beautiful, but it not the original way the bullet journal was set up. The original way is to only use a notebook and a pen. And this makes it very easy to use it for functional planning. I made a week using the bullet journal in its simplest way.


I split the pages in half, so I can use the page most effectively. Sentences are rarely long enough to go to the end of the page and this gives you a lot of paperwaste. I start the week with a weekly overview of my appointments and some trackers below that. Besides this I put a list with weekly tasks that are not day specific. On the next day I start my dailies. I make these the evening before. On the last (fourth) page I made my blogplanner. But I will not share this with you yet, because there will be a blogpost about this at the end of the month.

Huishouden jaarschema / Yearly cleaning schedule

English version below

Voor het huishouden heb je natuurlijk klussen die je dagelijks, een aantal keer per week, wekelijks, maandelijks of een aantal keer per jaar doet. De dagelijkse en wekelijkse klusjes zijn nog makkelijk te onthouden en bij te houden. Deze heb ik lange tijd bijgehouden in een wekelijkse tracker. Op dit moment houd ik deze klusjes anders bij en daar komt volgende week een post over.

Voor de maandelijkse klussen of diegene die je een paar keer per jaar doet, heb ik ook een tracker gemaakt. Zo kan ik per maand afvinken of ik ze wel of niet heb gedaan.


Ik heb een schema gemaakt met alle maanden van het jaar. Daaronder staan alle klussen die ik bij wil houden en die lijst groeit nog regelmatig. Voor de klussen die ik elke maand wil doen, zet ik bij elke maand een groene stip. Voor klussen die minder vaak voorkomen, zet ik een stip bij de bijbehorende maanden. Ik probeer dit een beetje af te wisselen en rekening te houden met grote vakanties, zodat ik niet al het werk in dezelfde maand hoef te doen of in een drukke maand (i.v.m. toetsen en rapporten).


English version

Your household contains tasks that you do daily, several times a week, weekly, monthly or several times a year. The daily nd weekly tasks are easy to remember and easy to do. I did track these for a long time in a weekly tracker. At this moment I track these differently, I will post about this next week.

For monthly chores or the ones you I several times a year, I also made a tracker. I can keep track of these tasks this way and make sure everything gets done.


I made a schedule with a full year. On the left side I made a list with the chores I want to keep track off. This list is still growing. For monthly chores I put a green dot in every box for every month. For the chores I do several times a year, I put a green dot in the months I want to do those. I try to spread these tasks throughout the year and take my breaks into account, but also make sure I don’t plan too much in really busy months.

Bullet Journal: Basics

English version below

Het bullet journal systeem is bedacht door Ryder Caroll, van BulletJournal.com. Het is bedoeld om de informatie die binnenkomt zo snel mogelijk en zo overzichtelijk mogelijk bij te houden. Het motto is: “Alles wat je nodig hebt zijn een notitieboek en een pen”. En dat is het, meer niet. Ja, er zijn een paar basisregels om je te helpen een organisatorisch systeem aan te brengen in dat notitieboek. En begrijp me niet verkeerd, al die prachtig mooie bullet journal pagina’s zijn prachtig om te zien, maar vandaag wil ik het hebben over het zo functionaal mogelijk gebruik maken van je bullet journal, dus de basics. 

  1. Schrijf boven elke pagina een onderwerp en zie dit als de titel van je pagina. Wees helder in de beschrijving en nummer je pagina’s om sneller tot je inhoud te kunnen komen.
  2. Het systeem gaat uit van een korte, maar krachtige formulering van je zinnen in combinatie met bullets. Hiermee organiseer je je informatie in taken, afspraken / evenementen en notities.
  3. Taken zijn omschreven als actiegerichte zinnen. Elke bullet heeft drie stadia waarmee je je taken kunt verduidelijkem, namelijk afgehandeld, gemigreerd en ingepland.
  4. Afspraken / evenementen zijn datumgerelateerde informatie. Dit kan op die dag gepland staan of op die dag als binnenkomende informatie worden opgeschreven. Wees hierbij kort en krachtig, maar wel met genoeg informatie om te weten wat je te wachten staat
  5. Onder notities vallen verschillende zaken, zoals ideeën, feiten, notulen en observaties. Het zijn de dingen die belangrijk zijn en die je wilt onthouden.

En als laatste nog wat tips om je te helpen zo snel en functioneel mogelijk aan de slag te gaan met je bullet journal.

  • Maak een legenda van de bullets die je gebruikt om te refereren.
  • Start met het bijhouden van alle binnenkomende informatie. Op een later moment kun je beoordelen hoe belangrijk en relevant deze informatie is.
  • Wanneer je je bullet journal als enige plannings systeem gebruikt is het handig om een index en paginanummers te gebruiken. Wanneer je de bullet journal, net als ik, combineert met een planner, is dit niet altijd nodig.

English version

The bullet journal system is invented by Ryder Caroll, from BulletJournal.com. It’s purpose is to write down your information quick and fast by using rapid logging. The motto is: “all you need is a notebook and a pen” . And that’s it. There are some basic rules to help you put an orgazational structure in the notebook. Don’t get me wrong, I do enjoy looking at those pretty decorated bullet journal pages, but today I want to talk about the most functional way of using a bullet journal, de basics.

  1. Start by putting a topic on the top of the page, thi is a simple title. Clarify your entry, number your pages to get quick access to your content.
  2. The system relies on the fact that you write your sentences in a short form and using this in combination with bullets. The bullets organize your entries in tasks, events and notes.
  3. Your tasks are actionable items. You can clarify your bullets using three stages: completed, migrated and scheduled.
  4. Your events are date related entries. It can be an entry for the specific day or an entry to log as incoming information. Events should be as objective and brief as possible, but with enough information for you to know what is going on.
  5. Notes are entries you want to remember and can be an idea, a fact, random thoughts or an observation.

I also want to give you some tips to help you start as quicky and functional as possible with a bullet journal.

  • Make a key of your bullets for quick reference.
  • Start logging every bit of incoming information. At a later time you can judge how important and relevant the information is.
  • When using the bullet journal as your only planningsystem, use an index and pagenumbers. If you use the bulletjournal in combination with a planner, like me, that is not always necessary.

Peronsal effectiviTIJD / efficiancy

English version below

  1. Organiseer je taken op volgorde van prioriteit – op deze manier weet je zeker dat je deadlines haalt.
  2. Plan het uit – het liefst een avond van tevoren. Zo heb je een duidelijk overzicht wat jij op de dag wilt bereiken. Maak ook een simpele tijdsplanning en wees realistisch met de tijd die je per taak geeft.
  3. Start vroeg op de dag – op dit moment van de tijd heb je het meeste energie, kun je het helderst nadenken en werk je dus je taken sneller af.
  4. Het ergste komt als eerst – vroeger leerde ik, wanneer ik iets moest eten wat ik niet lekker vond, eerst het vieze op te eten, want dan had je het ergste al gehad en het lekkere om naar uit te kijken. Met taken en werk werkt dat precies zo. Doe datgene wat je niet leuk vind of waar je tegenop ziet als eerste, zo zit je er niet tegenaan te hikken.
  5. Wees consequent met je tijd – tijd is kostbaar. En zo hoor je ook met je tijd om te gaan.
  6. Blijf positief en neem pauzes – om een hele dag effectief en energiek met je tijd om te gaan, is het ook belangrijk om pauzes te nemen. En een pauze betekent dat je niet aan het werk bent, op welke manier dan ook.

English version

  1. Seperate your tasks in order of priority – you will make sure to get tour tasks done by their deadlines.
  2. Plan, plan, plan – preferarbly the night before. It gives you a clear overview on what you want to accomplish that day. Make a simple timeschedule and be realistic with the amount of time you give each task.
  3. Start early – at this moment you will be the most energetic, can think the clearest and makes you work harder.
  4. The worst is first – I learned when I was a little girl to eat the food you disliked the most first, so you had the good food left. With tasks and works it is no different. Get the task you dislike the most done first.
  5. Take control of your time – time is precious and you should treat it like that.
  6. Stay positive and take breaks – to be the most productive and energetic it is important to take regular breaks. A break means that you will not work in any way.