Functional Planning: Bullet Journal Time Tracking Review

English version below

Ondertussen heb ik bijna drie weken mijn tijd bijgehouden in mijn bullet journal. Ik ben hiermee begonnen omdat ik hele drukke weken heb gehad en ook nog ga hebben. Ik vind het daarbij belangrijk dat ik weet welke beschikbare tijd ik heb en ook hoeveel tijd ik besteed aan bepaalde taken.


Als eerste heb ik een overzicht met de taken die gedaan moeten of moesten worden. Per taak kan ik zo’n 5 uur bijhouden en als ik meer tijd nodig heb, kan ik meer rijen gebruiken. Per kwartier kan ik een vakje invullen. Er zijn taken bijgekomen en al veel taken heb ik al behoorlijk wat tijd besteed. Ook zijn er taken waar ik nog geen tijd aan heb besteed. Dit zijn taken waar ik pas aan kan beginnen, als andere taken afgerond zijn.


Hierna heb ik per week een wekelijks overzicht op een pagina. In de lange kolommen schrijf ik weg hoe ik mijn tijd besteed. Het begint altijd met een “leeg canvas”. Ik markeer tijden waarbij ik weet dat ik hetzelfde doe in huis (opstaan en de dag starten en koken en eten). Tussen deze groene balken zit mijn werkdag op mijn werk. Als eerste plan ik de vergaderingen en overleggen in en daarna vul ik per dag mijn tijdsplanning in. Op de rechterpagina heb ik twee kolommen om een running list te maken van de taken die ik in die week wil doen.


Na ongeveer een week ziet het er dan zo uit. De dagen zijn ingevuld en ik probeer dat een beetje vrolijk te doen door verschillende lettertypen te gebruiken. Het valt me op dat ik, na het koken en eten, vaak te moe ben om nog productief aan de slag te gaan. Er staat regelmatig YouTube of NetFlix, maar tijdens het kijken van een serie ben ik vaak wel bezig met werk, op een rustige manier. Dat mag ook wel na een dag werken, je moet namelijk ook uitrusten.


English version

For already three weeks I am tracking my time in my bullet journal. I started time-tracking because I have had some crazy busy weeks and the coming weeks will be even busier. I think it is important to know which available time I have and how much time I spend on different tasks.


I have made an overview with all the tasks that need or needed to be done. I can track about five hours per task, but if I need to track more time, I can always use more rows. Each 15 minutes of time spent on a task can be marked. The list is filled with more tasks and I have spent already a lot of time on different tasks. There are also tasks that have not yet started, because I have to complete other tasks before I can start with those.


After this I made my weekly views with a week on a page and a notes page. In the longer columns I write down how I spent my time. It always starts with an empty spread. I mark the times I spent at home doing the same stuff each day (like getting up and starting the day and cooking and eating dinner). Between these marked areas is my working day at school. I start planning out meetings and other appointments before I fill in the rest. Each day I fill in all the things I spend time on. On the right hand page I have to columns to write down a running list of to do’s for the week.


After using this spread for about a week this is how it looks. The days are filled in and I try to use some different fonts by using handlettering. The thing that stands out is that I am pooped after a full day of work and I am less productive. Each day there is written down YouTube or NetFlix, but while watching videos and TV shows I do a lot of different work, but in a relaxed wat. Because you need to rest after a long day of work.

Functional Planning: June Favorites

English version below

Elke maand laat ik jullie mijn favoriete functioneel planning benodigdheden zien. Veel zal hetzelfde zijn, maar er zijn ook regelmatig dingen die veranderen of erbij komen. Voor deze maand heb ik de volgende favorieten:

  • Mijn FiloFax Ochre Malden in personal formaat. Deze planner blijft gewoon mijn unicorn. Nu alles in een planner zit en ik goed gebruik maak van de verschillende onderdelen van mijn planner voel ik me weer een stuk productiever. Ik heb alle extra dingen (sticky notes, paperclips, extra papier) uit mijn planner gehaald en in een apart etuitje gedaan. Nu is mijn FiloFax weer lekker dun en kan ik gaan bepalen of ik de spullen uit de etui uberhaupt wel gebruik.
  • Een etui met extra planner spullen die voorheen in mijn FiloFax zaten. Ik pak niet heel vaak spullen uit deze etui, maar voor nu houd ik het nog even bij me. Zo kan ik bepalen wat er uit mijn tas kan en wat ik wel gebruik. Hier zitten sticky notes, notitiepapier, washitape enz in.
  • Mijn pennenblik met verschillende pennen en markers voor wanneer ik ze maar nodig kan hebben. Veel hiervan gebruik ik in mijn bullet journal.
  • Mijn Pentel Slicci 0.25 mm pen, Kuretake ZIG clean brush in licht grijs en mijn Stabilo Pastelmarker in (mint)groen zijn de pennen en markers die ik gebruik in mijn FiloFax.
  • Mijn Bullet Journal om time-tracking bij te houden en een takenlijst per week aan te leggen. Het is voor nu een beetje dubbel werk, maar ik kan in deze drukke periode niet zonder een goed overzicht.
  • Mijn kleine agenda die ik gebruik om afspraken voor komend schooljaar op te schrijven en een planning te maken van alle dingen die voor volgend jaar belangrijk zijn. Dit neem ik in de zomervakantie over in mijn FiloFax, wanneer deze is opgezet voor het volgende schooljaar.


English version below

Every month I share my favorite functional planner supplies with you. A lot of things will be the same, but there will be changes in items or there will be other things. For this month I have the following favorites:

  • My FiloFax Ochre Malden in personal size. This planner is (and will always be) still my uncorn. Now that I have my plannersystem in one planner and I use the different sections better, I feel a lot more productive. I put all the extra things I had in my planner (stickt notes, paperclips, extra notepaper) in a pencil case. This slimmed down my FiloFax and I can determine if I do use all the other stuff.
  • The pencil case where all the extra stuff out of my FiloFax are in now. I don’t take a lot off stuff out of this case, but for now it will stay in my bag for a little longer. This way I can determine what I really use and what can get out of my bag. It contains sticky notes, notespaper, washitape and more.
  • My pentin with all the different pens and markers I use for planning. Most of these are used in my bullet journal.
  • My Pentel Slicci 0.25 mm gelpen, Kuretake ZIG clean brush in light gray and my Stabilo Pastelamarker in (mint)green are the pens and markers I use on a daily basis in my Filofax.
  • Mijn pennenblik met verschillende pennen en markers voor wanneer ik ze maar nodig kan hebben. Veel hiervan gebruik ik in mijn bullet journal.
  • My bullet journal for timetracking and a tasklist per week. For now it is some double work and duplicating information, but at this very busy period I need to have a clear overview.
  • My small agenda which I use to plan the next schoolyear. I write down appointments and make a planning for all the different things that are important. When summer breaks start and I have my FiloFax ready for the next schoolyear, I can write the information down in my FiloFax.

Functional Planning: Getting Things Done combined with Bullet Journal

English version below

Het mooie aan een eigen planner maken en gebruiken is het feit dat je hem helemaal kunt aanpassen aan je eigen behoeften. Er zijn natuurlijk geweldige systemen die je kunt gebruiken om productiever met je tijd om te gaan, zoals Getting Things Done van David Allen en Bullet Journal van Ryder Caroll. Ook ik heb deze systemen uitgeprobeerd en ben uiteindelijk tot mijn eigen systeem gekomen. Hierbij heb ik wel gebruik gemaakt van verschillende onderdelen van andere systemen.

  • Vanuit Getting Things Done heb ik gebruikt gemaakt van het verzamelen van alle informatie die binnenkomt. Ik schrijf echt werkelijk alles op en bekijk later pas of iets relevant is. Je weet nooit wanneer er een geweldig idee bij je opkomt en dan kun je het maar beter opgeschreven hebben. Of soms zegt iemand iets tegen je of vraagt iets van je, terwijl je druk bezig bent met andere dingen. Als ik dit soort dingen dan niet opschrijf, dan vergeet ik het.
  • Vanuit Bullet Journal maak ik gebruik van het bijhouden van mijn taken per dag en daarbij een bullet schrijven om onderscheid te maken tussen taken, afspraken en notities. Dit brengt overzicht aan in de lijst en zo weet ik ook wanneer ik een bepaalde taak heb opgeschreven (en hoe lang ik deze dan al aan het uitstellen ben). Dit combineer ik dan weer met het verzamelen van alle binnenkomende informatie uit het Getting Things Done systeem.
  • Ook gebruik ik vanuit Getting Things Done het idee om taken te koppelen en te clusteren aan een project. Over project planning heb ik het ook al regelmatig gehad op mijn blog. Wanneer veel taken bij elkaar horen, is het handiger om ook voor die taken een project te starten en daar een planning voor te maken.

Wat ik nu nog graag wil implementeren is een “Waiting For” lijst vanuit het Getting Things Done systeem. Er zijn regelmatig taken waarbij ik op reactie of actie van iemand anders wacht en door te kunnen gaan met deze taak. Ik denk dat het makkelijker is om hier een aparte lijst voor te maken, zo kan ik in de gaten houden of iemand anders al heeft gereageerd.


English version below

The best part about making and using your own pplanner is the fact that you can modify it to fit your own needs. There are of course some wonderful systems arount that you can use to be more productive and make effective use of your time, like Getting Things Done from David Allen and Bullet Journal by Ryder Caroll. I also tried out these systems and made my own system eventually. In my own systems I do use some parts from the systems mentioned above.

  • From Gettings Things Done I use the tip of collecting all incoming information. I do write down everything that comes to mind and I judge at a later moment if everything is relevant. You never know when ideas come to mind and you can bettr write it down, so you won’t. And sometimes someone tells or asks you something when you are busy. If I don;t write these things down immediately, I will forget them.
  • From bullet journal I use the tip of keeping track of my tasks per day (daily logging) and putting a bullet next to it to distinct the difference between tasks, appointments and notes. It akes the list more clear and I know when I have written a task down (and how long I am procrastinating on the tasks). I combine this part of the bullet journal system with the part of collecting all incoming information of the Getting Things Done system.
  • I also use the tip from Getting Things Done to connect tasks and to cluster them to a project. I already wrote different blogposts about project planning. When a lot of tasks are similar, it is easier to start a project and make a  planning for that.

The thing I want to implement next is a “Waiting For” List from the Getting Things Done system. There are several tasks per week that require the help of someone else. I need to wait for a reaction or action from a specific person before I can continu with the task. I think it is easier to have a seperate list to keep track of all of this.

Teacher Planning: Testing weeks

English version below

Op dit moment zijn wij op school bezig met de CITO toetsweken. Elke dag wordt er een toets afgenomen. Ik werk in een combinatiegroep 3/4. Voor beide groepen moet ik de toetsen voorlezen, 11 toetsen per groep dus 22 in totaal. Tijdens dit moment moet de andere groep zelfstandig kunnen werken, ze kunnen geen vragen stellen en ze moeten voldoende werk hebben om te kunnen maken. Elke keer weer is dit een enorme uitdaging voor zowel mij als de kinderen.


Voor mij betekent dit voornamelijk een hele strakke planning. Ik geef duidelijk de tijden aan wanneer er toetsen worden afgenomen en hierna plan ik de rest van de dagen in. Het is best lastig om voor de toetstijden zelfstandig werk te zoeken voor de andere groep, waarbij er weinig of geen instructie nodig is. Ook zijn al die toetsen wel erg zwaar voor veel kinderen, dus probeer ik korte opdrachten en afwisselende opdrachten te zoeken waar ze mee aan de slag kunnen.


Bij rekenen kunnen ze gaan automatiseren, maar ik zorg er ook voor dat ze dit kunnen afwisselen met lezen. Op andere momenten krijgen ze een iPad om mee te oefenen en ze hebben ook een zomerboekje met verschillende spelletjes en opdrachten gekregen. De kinderen krijgen op deze momenten van mij de taak: alles wat je moet doen ligt op je tafel en je zorgt er zelf voor dat je alles wat op je tafel ligt gedaan hebt. Zo leer ik de kinderen zelf met hun tijd om te gaan en te plannen.


English version

At this moment my school is in the middle of testing weeks. Each day the children get a test. I work in a group with what we call group 3 and group 4 combined. They are aged six to nine years old. For both these groups I have to read these tests aloud so they can give the answers. Each group has 11 tests, so that makes 22 in total. At the moments when I am testing a group, the other group had to work independent, they can’t ask any questions or help and they have to have enough work to make during this time. Each time it is a challenge to plan these weeks.


For me this means I have to make a really good planning. I mark the times I have the tests and than I plan in the rest of the days. It is really difficult to find enough workload for the group that has to work independently without a lot of instructions. And it is hard working for the kids to make all these tests, so I try to have short assignments and a variety of differents things they can do.


They have a lot of different things to do: they can do some maths and work on their automating (that’s how we call becoming faster in calculus) skills, they can practice reading. At other moments they can work on different skills on the iPads and they did get a summer workbook with different games and other things. I give them the following task: put all the things you are allowed to do on your desk and make sure you do all these things in the time you have to work independently. This way I teach them to plan their own time.

 

Functional Planning: Plan Your Week

English version below

Als ik kijk naar mijn vakgebied (het onderwijs) hoor ik veel mensen roepen: we hebben het zo druk, werkdruk, te veel administratie en ga zo maar door. En ik kan me heel goed indenken dat er meer vakgebieden zijn waarbij mensen veel werk te doen hebben. De meeste collega’s komen naar mij toe voor advies op organisatorisch en planmatig gebied. Ook de directrice verwijst collega’s regelmatig door naar mij. Dat vind ik heel leuk, want de tips die ik hier op mijn blog deel komen voort uit mijn werk.

Zo heb ik vorige week een collega de tip gegeven om de week in te delen op de manier waarop David Allen van Getting Things Done zijn systeem heeft gemaakt. Hieronder heb ik een overzicht gemaakt van mijn aangepaste versie hierop, die al jaren heel goed voor mij werkt. Je hebt alles overzichtelijk op een bepaalde plek en je weet dus snel waar je iets moet zoeken en iets op moet schrijven.

Plan Your Week Dutch.png

En wat ik er dan ook altijd bij zeg, is dat dit tips zijn die je niet klakkeloos hoef op te volgen. Je eigen perfecte plannings systeem zoeken is namelijk je eigen avontuur. Wat voor mij wel werkt, hoeft voor jou niet te werken. Wat ik wel weet, is dat dit werkt voor mij en ervoor zorgt dat ik mijn zaken en werk op orde heb. Ook ik heb er een tijdje over gedaan om een systeem te vinden dat werkt voor mij en nog wil ik soms wel eens iets anders proberen of krijg ik tips om mijn systeem nog functioneler te maken.


English version

When I am thinking about the teachers in the educational worksection, I hear a lot of people saying that they have too much workload, too much administration and so on. I caan very well imagine that there are a lot of other professions where there is a lot of work to do. Most of my colleagues come to me for organizational and planning tips. Even the principal sends them to me for tips. I really enjoy doing that and I can share all those tips on my blog.

Last week I helped a collegue with giving the tip to divide her week in the way David Allen made his Getting Things Done system. In the diagram below I made an overview of my adjusted Getting Things Done system, which is already working wonders for me for a couple of years now. Everything has its own specific space so you know where to search for information and where to log your information.

Plan Your Week English.png

And I always mention that this is a tip and you don’t have to exactly do what I do. Searching for your perfect planner system is a journey which you have to take on yourself. Wht works for me, doesn’t have to work for you. But I do know that this system works for me and it gives me a clear overview to be functional. I also did take a lot of time searching for my perfect system and I still try out different systems and tips I get to make my planner even more functional.

Functional Planning: setting up my Teacher Planner 1

English version below

Ik heb ondertussen al twee jaar mijn eigen Teacher Planner gemaakt. Het eerste jaar was dit in mijn FiloFax 5 Green Original en sinds vorig jaar werk ik met een Happy Planner systeem. De covers en discs heb ik gekocht en de inhoud heb ik zelf gemaakt. In deze planner bereid ik mijn lessen voor, heb ik een overzicht over het hele jaar en kan ik thuis ook kijken aan welke doelen ik die week met de kinderen moet werken. Want, laten we eerlijk zijn: alle leerkrachten werken ’s avonds ook nog wel eens thuis.


Na mijn Happy / Teacher Planner een jaar gebruikt te hebben, ben ik erg tevreden met het systeem. Maar er zijn een paar dingen die ik wil veranderen en een paar dingen die ik moet veranderen. Op mijn school gaan we komend schooljaar over naar het continurooster (vijf gelijke dagen van half 9 tot 2 uur naar school). Hierdoor zullen pauzetijden veranderen, lessen zullen verschoven moeten worden en dat zal aangepast moeten worden in het weekoverzicht. Ook krijgen we nieuw meubilair en daarbij krijg ik een nieuw bureau met een verlenging eraan vast voor kleine instructiegroepjes. Ik wil dan ook een planning gaan maken voor wie er wanneer bij mij moet komen zitten en aan welke doelen we op dat moment gaan werken.

Op dit moment weet ik nog niet zoveel. Ik weet welke kinderen ik volgend jaar in de klas krijg, maar de helft daarvan zijn nieuwe kinderen waarvan ik nog geen niveaus weet. Voor de kleine instructiegroepjes kan ik al wel een opzet maken, omdat ik de namen en doelen met pen ga opschrijven. Mijn nieuwe rooster weet ik nog niet. We zullen proberen alles zoveel mogelijk hetzelfde te houden, maar we weten nog geen pauzetijden. Ik kan dus nog geen nieuw weekoverzicht maken. Ik kan er wel alvast over nadenken.


Dus heb ik in mijn bullet journal een bladzijde gemaakt waarop ik kan brainstormen over wat ik voor volgend schooljaar in mijn Happy / Teacher Planner wil hebben. Ook kan ik er kleine versies van bepaalde pagina’s in tekenen. Het ontwerpen van inserts voor mijzelf is een van de leukste dingen om te doen. Ik kan ze helemaal naar mijn eigen wens ontwerpen en opzetten. En zo zorg ik ervoor dat mijn systeem werkt voor mij.


English version

I made my own teacher Planner for about two years now. The first year I made one in my FiloFax A5 Green Original and since the beginning of this current schoolyear I use a Happy Planner system. I bought the covers and discs and I made and designed the inserts myself. In this planner I prepare my lessons, I have an overview of the full schoolyear and I can reference it at home to see the goals I am working on with the students. Because, let’s face the truth: every teacher works at home in their spare time.


After using my Happy / Teacher Planner for about a year now, I can say that I am pretty satisfied with the system. But there are I couple of things I want to change and some things I need to change. At my school we are going to change the schoolhours. Instead of going home at lunchbreak, all the students will stay at school and we will have five days with the same amount of hours. This is a big change with the system we are using right now. This means that there will be a lot of things that are going to change: the times we will have our breaks, lessons will have to be moved in order to fit in our daily schedule and I will need to change this in my weekly overview. We will also get new furniture and I will get a new teachers desk with a small group table attached to it. So I want to make a schedule for these small groups so I can write down the names and the goals we will be working on.

At the moment I don’t know much. I know which students I will get next year, but half of them are new students and I don’t know their levels. I can make the small group planning set up, because I will write the names and goals in when I need it. I don’t know my new daily schedule. We will try to keep it the same as much as we can, but we don’t know the times we will have breaks. That means I can’t make a new weekly overview for my teacher planner yet. But I can already think about it.


So I dedicated a page in my bullet journal for a brainstorm about the setup for my Happy / Teacher Planner for the coming schoolyear. I can also draw in some different pages I want to make. Designing and making my own inserts is one of my favorite things to do. I can completely make them the way I want them to be. And this way I make sure that my planning system works for me.

Fulltime blog i.c.m. Fulltime werk

English version below

Ondertussen ben ik alweer vijf maanden serieus bezig met mijn blog. Ik vind het ontzettend leuk om te doen, maar het kost ook veel tijd. In januari en februari heb ik geprobeerd blogposts te schrijven wanneer ik ze ging posten, maar ik kwam er al snel achter dat dit niet werkt. Ik werk als fulltime leerkracht minimaal 40 uur per week. Er zijn weken dat ik veel meer werk en ’s avonds thuis ook nog bezig ben. Ik ben soms blij als ik thuis ben, heb gekookt, heb schoongemaakt en ook nog wat tijd kan doorbrengen met mijn vriend.

Hoe combineer ik die twee aspecten in mijn leven? Want ik heb toch een behoorlijk tempo van het posten van blogs, zo’n 5 a 6 per week. Dat komt door een strakke planning. Dat lijkt mij logisch, want dat is ook waar dit blog over gaat. Ik ben continu bezig met plannen of mijn planning in de gaten houden. Dit betekent niet dat ik 24 uur per dag in mijn planner zit te kijken, maar wel dat ik hem in de buurt heb om te kunnen refereren, dat ik informatie gelijk opschrijf en dat ik vooruit plan.

Elke zaterdag maak ik mijn blogposts voor de volgende week. Ik schrijf ze, maak de foto’s en plan ze in. Zo hoef ik me er de hele week niet druk over te maken en elke ochtend komt er een blogpost online. Het enige wat ik in de gaten moet houden is het verkeer dat op mijn blog komt, reacties modereren en beantwoorden, FaceBook en InstaGram als inspiratie en als plek om mee te doen in de Nederlandse planner community.

Soms denk ik wel eens dat ik teveel post en heb ik niet zoveel zin om te schrijven, maar dat gevoel ebt gelukkig snel weg. Ik vind het namelijk erg leuk en fijn om te horen dat mensen mijn stijl van schrijven leuk vinden, de tips gebruiken in hun eigen planner en mijn blog graag lezen. Ook is het fijn voor mijzelf, want het is mijn uitlaatklep over mijn favoriete hobby: plannen en creatief bezig zijn.


English version

I am seriously keeping up this blog for already five months! The time flies. I still think it is incredibly fun to do, but it also takes and costs a lot of my time. In January and February I tried writing my blogposts the day I wanted to post them. I quickly found out that this didn’t work for me. I am a fulltime teacher and work at least 40 hours a qeek. There are weeks that I work a lot more and work at home at night. I am glad to go home after a long day of work, cooked dinner, cleaned some things and spend some quality time with my boyfriend.

So how do I combine these two aspects in my life? Because I do post a lot a week, mostly five to six blogposts. It takes a very tight schedule for me to do all this succesfully. It makes sense, because it is the subject of my blog. I am continuously planning or keeping an eye on my planning. This doesn’t mean that I am looking in my planner for 24 hours a day, but it does mean that my planner is near to reference and write down information and to plan ahead.

Each saturday I write my blogposts for the following week. I write down, take the pictures and I schedule them. I do this so I don’t have to worry each day about writing and each morning there will be a blogpost online. The only thing I need to keep track of is my visitors, moderating reactions and replying to them, keeping up with FaceBook and InstaGram as an inspirational outlet and be a part of the Dutch planner community.

I do think sometimes that I post to much and I don’t feel like writing, but that feeling goes away very quickly. I still think it is very fun to do and I enjoy the positive reactions I get on my posts about my writing style, the useful tips that people will use in their own planner and people enjoying my blog. It is also a good thing to do for me, because it is my creative outlet for my favorite hobbies: planning and creating!