Functional Planning: June Favorites

English version below

Elke maand laat ik jullie mijn favoriete functioneel planning benodigdheden zien. Veel zal hetzelfde zijn, maar er zijn ook regelmatig dingen die veranderen of erbij komen. Voor deze maand heb ik de volgende favorieten:

  • Mijn FiloFax Ochre Malden in personal formaat. Deze planner blijft gewoon mijn unicorn. Nu alles in een planner zit en ik goed gebruik maak van de verschillende onderdelen van mijn planner voel ik me weer een stuk productiever. Ik heb alle extra dingen (sticky notes, paperclips, extra papier) uit mijn planner gehaald en in een apart etuitje gedaan. Nu is mijn FiloFax weer lekker dun en kan ik gaan bepalen of ik de spullen uit de etui uberhaupt wel gebruik.
  • Een etui met extra planner spullen die voorheen in mijn FiloFax zaten. Ik pak niet heel vaak spullen uit deze etui, maar voor nu houd ik het nog even bij me. Zo kan ik bepalen wat er uit mijn tas kan en wat ik wel gebruik. Hier zitten sticky notes, notitiepapier, washitape enz in.
  • Mijn pennenblik met verschillende pennen en markers voor wanneer ik ze maar nodig kan hebben. Veel hiervan gebruik ik in mijn bullet journal.
  • Mijn Pentel Slicci 0.25 mm pen, Kuretake ZIG clean brush in licht grijs en mijn Stabilo Pastelmarker in (mint)groen zijn de pennen en markers die ik gebruik in mijn FiloFax.
  • Mijn Bullet Journal om time-tracking bij te houden en een takenlijst per week aan te leggen. Het is voor nu een beetje dubbel werk, maar ik kan in deze drukke periode niet zonder een goed overzicht.
  • Mijn kleine agenda die ik gebruik om afspraken voor komend schooljaar op te schrijven en een planning te maken van alle dingen die voor volgend jaar belangrijk zijn. Dit neem ik in de zomervakantie over in mijn FiloFax, wanneer deze is opgezet voor het volgende schooljaar.


English version below

Every month I share my favorite functional planner supplies with you. A lot of things will be the same, but there will be changes in items or there will be other things. For this month I have the following favorites:

  • My FiloFax Ochre Malden in personal size. This planner is (and will always be) still my uncorn. Now that I have my plannersystem in one planner and I use the different sections better, I feel a lot more productive. I put all the extra things I had in my planner (stickt notes, paperclips, extra notepaper) in a pencil case. This slimmed down my FiloFax and I can determine if I do use all the other stuff.
  • The pencil case where all the extra stuff out of my FiloFax are in now. I don’t take a lot off stuff out of this case, but for now it will stay in my bag for a little longer. This way I can determine what I really use and what can get out of my bag. It contains sticky notes, notespaper, washitape and more.
  • My pentin with all the different pens and markers I use for planning. Most of these are used in my bullet journal.
  • My Pentel Slicci 0.25 mm gelpen, Kuretake ZIG clean brush in light gray and my Stabilo Pastelamarker in (mint)green are the pens and markers I use on a daily basis in my Filofax.
  • Mijn pennenblik met verschillende pennen en markers voor wanneer ik ze maar nodig kan hebben. Veel hiervan gebruik ik in mijn bullet journal.
  • My bullet journal for timetracking and a tasklist per week. For now it is some double work and duplicating information, but at this very busy period I need to have a clear overview.
  • My small agenda which I use to plan the next schoolyear. I write down appointments and make a planning for all the different things that are important. When summer breaks start and I have my FiloFax ready for the next schoolyear, I can write the information down in my FiloFax.

Advertenties

Functional Planning: Getting Things Done combined with Bullet Journal

English version below

Het mooie aan een eigen planner maken en gebruiken is het feit dat je hem helemaal kunt aanpassen aan je eigen behoeften. Er zijn natuurlijk geweldige systemen die je kunt gebruiken om productiever met je tijd om te gaan, zoals Getting Things Done van David Allen en Bullet Journal van Ryder Caroll. Ook ik heb deze systemen uitgeprobeerd en ben uiteindelijk tot mijn eigen systeem gekomen. Hierbij heb ik wel gebruik gemaakt van verschillende onderdelen van andere systemen.

  • Vanuit Getting Things Done heb ik gebruikt gemaakt van het verzamelen van alle informatie die binnenkomt. Ik schrijf echt werkelijk alles op en bekijk later pas of iets relevant is. Je weet nooit wanneer er een geweldig idee bij je opkomt en dan kun je het maar beter opgeschreven hebben. Of soms zegt iemand iets tegen je of vraagt iets van je, terwijl je druk bezig bent met andere dingen. Als ik dit soort dingen dan niet opschrijf, dan vergeet ik het.
  • Vanuit Bullet Journal maak ik gebruik van het bijhouden van mijn taken per dag en daarbij een bullet schrijven om onderscheid te maken tussen taken, afspraken en notities. Dit brengt overzicht aan in de lijst en zo weet ik ook wanneer ik een bepaalde taak heb opgeschreven (en hoe lang ik deze dan al aan het uitstellen ben). Dit combineer ik dan weer met het verzamelen van alle binnenkomende informatie uit het Getting Things Done systeem.
  • Ook gebruik ik vanuit Getting Things Done het idee om taken te koppelen en te clusteren aan een project. Over project planning heb ik het ook al regelmatig gehad op mijn blog. Wanneer veel taken bij elkaar horen, is het handiger om ook voor die taken een project te starten en daar een planning voor te maken.

Wat ik nu nog graag wil implementeren is een “Waiting For” lijst vanuit het Getting Things Done systeem. Er zijn regelmatig taken waarbij ik op reactie of actie van iemand anders wacht en door te kunnen gaan met deze taak. Ik denk dat het makkelijker is om hier een aparte lijst voor te maken, zo kan ik in de gaten houden of iemand anders al heeft gereageerd.


English version below

The best part about making and using your own pplanner is the fact that you can modify it to fit your own needs. There are of course some wonderful systems arount that you can use to be more productive and make effective use of your time, like Getting Things Done from David Allen and Bullet Journal by Ryder Caroll. I also tried out these systems and made my own system eventually. In my own systems I do use some parts from the systems mentioned above.

  • From Gettings Things Done I use the tip of collecting all incoming information. I do write down everything that comes to mind and I judge at a later moment if everything is relevant. You never know when ideas come to mind and you can bettr write it down, so you won’t. And sometimes someone tells or asks you something when you are busy. If I don;t write these things down immediately, I will forget them.
  • From bullet journal I use the tip of keeping track of my tasks per day (daily logging) and putting a bullet next to it to distinct the difference between tasks, appointments and notes. It akes the list more clear and I know when I have written a task down (and how long I am procrastinating on the tasks). I combine this part of the bullet journal system with the part of collecting all incoming information of the Getting Things Done system.
  • I also use the tip from Getting Things Done to connect tasks and to cluster them to a project. I already wrote different blogposts about project planning. When a lot of tasks are similar, it is easier to start a project and make a  planning for that.

The thing I want to implement next is a “Waiting For” List from the Getting Things Done system. There are several tasks per week that require the help of someone else. I need to wait for a reaction or action from a specific person before I can continu with the task. I think it is easier to have a seperate list to keep track of all of this.

Functional Planning: My planning needs for my FiloFax

English version below

Nog een paar weken en dan kan ik mijn FiloFax gaan klaarmaken voor een nieuw schooljaar. Dit is altijd erg leuk om te doen, maar tegelijkertijd kan ik ook nooit wachten om een “verse” agenda te vullen. Ik ben de laatste tijd al aan het nadenken over de verschillende onderdelen die ik graag in mijn planner wil hebben en welke onderdelen ik nodig heb.

  1. Het belangrijkste onderdeel: het agenda gedeelte. Vorige week deelde ik hier al mijn dilemma: weekpagina’s zoals ik ze nu heb of over gaan op dagpagina’s. Ik wil dit voor het hele academische jaar in mijn planner hebben, omdat ik (en mijn school) veel vooruit plannen. Ook heb ik voldoende ruimte nodig om bij te houden wat ik op een dag moet doen.
  2. Een bullet journal gedeelte. Dit gedeelte gebruik ik als inbox voor alle binnenkomende informatie. Ik wil namelijk alleen de dingen die ik op een dag moet doen op de dag schrijven en niet de informatie die binnenkomt, zo raak ik het overzicht kwijt.
  3. Mijn huishoud gedeelte. Om het overzicht te behouden en niet te vergeten wanneer ik niet veel voorkomende huishoudelijke klusjes gedaan moet hebben. Dit gedeelte is ook niet zo heel groot en neemt dus niet veel ruimte in beslag.
  4. Mijn meal-planning gedeelte. Dit gedeelte heb ik nog niet met jullie gedeeld, maar ik plan ook per week de maaltijden in. Boodschappen doen is niet mijn hobby en bij een 40-urige werkweek wil ik niet elke dag naar de supermarkt en ik wil niet elke dag bedenken wat ik ga eten. Ik bereid ook voor de hele week mijn eten voor op zondag, zodat alles al gesneden klaar ligt.
  5. Mijn gezondheids tracker. Alles wat met mijn gezondheid te maken heeft houd ik bij op een jaarlijks overzicht. Ik vind het vooral belangrijk om bij te houden wanneer ik last van mijn allergieën en astma heb. Dit is vooral handig voor doktersbezoeken.

Dus: er zijn behoorlijk wat dingen die ik in mijn planner wil. En nu moet ik alleen nog de knoop doorhakken over mijn plannerpagina’s.


English version

Only a couple of weeks more before I can prep my FiloFax for the new schoolyear. I think this is a lot of fun to do, but at the same time I can’t wait to fill up my “fresh” empty planner. Lately I am thinking about the different sections I want to have in my planner and the sections I need to have in my planner.

  1. The most important part: the planner section. Last week I shared my planner dilemma: the weekly pages like I have them right now or going to make a switch to daily pages. I want a full academic year in my planner, because I (and the school I work at) plan ahead. I also need enough space to keep track of my appointments and tasks for each dat.
  2. A bullet journal sections. I use this section as an inbox for all incoming information. I only want to write the things I have to do on a specific day and not all the incoming information, this way I will loose track of everything.
  3. My cleaning section. To keep an overview of all the chores but also to not forget when I did certain chores that don’t need to be done weekly. This section isn’t very big and doesn’t take up a lot of room.
  4. My mealplanning section. I have not shared this section with yoy yet, but I also plan out out meals for each week. Doing groceries is not my hobby and with a 40 hour workweek I don’t like to go to the grocerystore each day or figure out what to eat. I prep my meals for the whole week on sunday evening, so everything is cut and ready to go.
  5. My health tracker. Everything that is health related is tracked in a yearly pull out. I think it is important to keep track of this, especially my allergies and asthma. It comes in handy when I pay the doctor a visit.

Do there are a lot of things I want to have in my planner. Now I only have to make a decision about my plannerpages: weekly or daily?

 

Functional Planning: Plan Your Week

English version below

Als ik kijk naar mijn vakgebied (het onderwijs) hoor ik veel mensen roepen: we hebben het zo druk, werkdruk, te veel administratie en ga zo maar door. En ik kan me heel goed indenken dat er meer vakgebieden zijn waarbij mensen veel werk te doen hebben. De meeste collega’s komen naar mij toe voor advies op organisatorisch en planmatig gebied. Ook de directrice verwijst collega’s regelmatig door naar mij. Dat vind ik heel leuk, want de tips die ik hier op mijn blog deel komen voort uit mijn werk.

Zo heb ik vorige week een collega de tip gegeven om de week in te delen op de manier waarop David Allen van Getting Things Done zijn systeem heeft gemaakt. Hieronder heb ik een overzicht gemaakt van mijn aangepaste versie hierop, die al jaren heel goed voor mij werkt. Je hebt alles overzichtelijk op een bepaalde plek en je weet dus snel waar je iets moet zoeken en iets op moet schrijven.

Plan Your Week Dutch.png

En wat ik er dan ook altijd bij zeg, is dat dit tips zijn die je niet klakkeloos hoef op te volgen. Je eigen perfecte plannings systeem zoeken is namelijk je eigen avontuur. Wat voor mij wel werkt, hoeft voor jou niet te werken. Wat ik wel weet, is dat dit werkt voor mij en ervoor zorgt dat ik mijn zaken en werk op orde heb. Ook ik heb er een tijdje over gedaan om een systeem te vinden dat werkt voor mij en nog wil ik soms wel eens iets anders proberen of krijg ik tips om mijn systeem nog functioneler te maken.


English version

When I am thinking about the teachers in the educational worksection, I hear a lot of people saying that they have too much workload, too much administration and so on. I caan very well imagine that there are a lot of other professions where there is a lot of work to do. Most of my colleagues come to me for organizational and planning tips. Even the principal sends them to me for tips. I really enjoy doing that and I can share all those tips on my blog.

Last week I helped a collegue with giving the tip to divide her week in the way David Allen made his Getting Things Done system. In the diagram below I made an overview of my adjusted Getting Things Done system, which is already working wonders for me for a couple of years now. Everything has its own specific space so you know where to search for information and where to log your information.

Plan Your Week English.png

And I always mention that this is a tip and you don’t have to exactly do what I do. Searching for your perfect planner system is a journey which you have to take on yourself. Wht works for me, doesn’t have to work for you. But I do know that this system works for me and it gives me a clear overview to be functional. I also did take a lot of time searching for my perfect system and I still try out different systems and tips I get to make my planner even more functional.

Functional Planning: The quest for new inserts

English version below

Gisteren kon je lezen over de manier waarop ik nadenk over de nieuwe opzet van mijn Happy / Teacher Planner. Vandaag wil ik het hebben over het proces dat ik doorloop om mijn FiloFax Malden klaar te maken voor het komende schooljaar.

En dat blijkt dit jaar nog heel lastig te wezen! Ik zit enorm te twijfelen tussen de opzet die ik dit jaar heb gebruikt, met mijn week op een pagina met mijn dagspecifieke taken op de pagina ernaast en een gedeelte voor mijn bullet journal. Er zullen gedeelten uit mijn FiloFax gaan die ik niet gebruik, zoals mijn maandpagina’s. Ik heb daarbij het idee dat ik dingen alleen maar opschrijf om ze op te schrijven. Ik denk dat ik ondertussen al drie weken niet naar die pagina’s heb gekeken. Maar, het systeem wat ik nu heb werkt ontzettend goed en ik heb genoeg plek om alles op te kunnen schrijven.

Maar ik ben ook ontzettend aan het twijfelen of ik de FiloFax dagelijkse pagina’s wil gaan gebruiken. Ik werd geïnspireerd door de indeling die Samantha van Life Well Designed gebruikt. Het ziet er strak en functioneel uit. Er is genoeg ruimte om van alles op te schrijven en lijstjes te maken. Nu zou ik natuurlijk zelf dagpagina’s kunnen maken, dat heb ik voorheen ook gedaan. Maar ik vind dat voor 365 dagen een behoorlijk gedoe, het papier van FiloFax is heel dun en eigen gebruikt papier niet, zodat ik minder in mijn planner kan passen en ik vind de pagina’s van FiloFax er gewoon heel strak uitzien.

FiloFax daily.png

Foto van: IG – Life Well Designed

En dan komt nu het volgende probleem: de dagelijkse pagina’s van FiloFax zijn niet als een academisch jaar te koop. Dat zou betekenen dat ik de volle prijs voor een volledig jaar moet betalen en dat ik de helft van de pagina’s weg kan gooien, dat is hartstikke papierverspilling en doodzonde dus! Dilemma, dilemma… wat moet ik doen? Toch maar weer mijn gewone opzet gebruiken die wel goed werkt of toch overgaan naar dagelijkse pagina’s en dat volledige jaar kopen van FiloFax…


English version

In my blogpost from yesterday I wrote about the way I am thinking and brainstorming about the new setup of my Happy / Teacher Planner. Today I want to talk about the process I walk through to make my FiloFax Malden ready for the coming schoolyear.

And that seems to be a pretty difficult task this year! I am really contemplating between two different options. I am doubting to use the same setup I am using this year, with my week on one page and a notes page next to it which I use to write down dayspecific tasks and a different section for my bullet journal. There are sections in my FiloFax that I don’t use (often) and can go, like my monthly overviews. I have the feeling that I am only writing in them because they are in my planner. I think I haven’t looked at those in the last three weeks. But, the system I am using right now, is working incredibly well and I have enough space to write everything down.

But I am also really considering to use FiloFax daily inserts. I got inspired by the way Samantha from Life Well Designed uses them. It looks clean and functional, just the way I like my inserts to look. There is enough room to write everything down and make lists. I could print daily inserts out myself ofcourse, like I did in the past. But I think it is such a hassle for 365 days. And the FiloFax paper is really thin so I could fit a lot more pages in my planner than when I am using my own paper. And I think the daily inserts from FiloFax look really clean.

FiloFax daily.png

Foto van: IG – Life Well Designed

And there is also another problem: the daily inserts from FiloFax aren’t available in an academic year. That means I would have to pay full price for a full year and that I could throw away half of the year that has already passed. This is such a waste of paper. So I am having a dilemma here, what should I do…? Continu to use my setup as is, because it works so well for me or starting to use daily pages and buy the full year from FiloFax.

Fulltime blog i.c.m. Fulltime werk

English version below

Ondertussen ben ik alweer vijf maanden serieus bezig met mijn blog. Ik vind het ontzettend leuk om te doen, maar het kost ook veel tijd. In januari en februari heb ik geprobeerd blogposts te schrijven wanneer ik ze ging posten, maar ik kwam er al snel achter dat dit niet werkt. Ik werk als fulltime leerkracht minimaal 40 uur per week. Er zijn weken dat ik veel meer werk en ’s avonds thuis ook nog bezig ben. Ik ben soms blij als ik thuis ben, heb gekookt, heb schoongemaakt en ook nog wat tijd kan doorbrengen met mijn vriend.

Hoe combineer ik die twee aspecten in mijn leven? Want ik heb toch een behoorlijk tempo van het posten van blogs, zo’n 5 a 6 per week. Dat komt door een strakke planning. Dat lijkt mij logisch, want dat is ook waar dit blog over gaat. Ik ben continu bezig met plannen of mijn planning in de gaten houden. Dit betekent niet dat ik 24 uur per dag in mijn planner zit te kijken, maar wel dat ik hem in de buurt heb om te kunnen refereren, dat ik informatie gelijk opschrijf en dat ik vooruit plan.

Elke zaterdag maak ik mijn blogposts voor de volgende week. Ik schrijf ze, maak de foto’s en plan ze in. Zo hoef ik me er de hele week niet druk over te maken en elke ochtend komt er een blogpost online. Het enige wat ik in de gaten moet houden is het verkeer dat op mijn blog komt, reacties modereren en beantwoorden, FaceBook en InstaGram als inspiratie en als plek om mee te doen in de Nederlandse planner community.

Soms denk ik wel eens dat ik teveel post en heb ik niet zoveel zin om te schrijven, maar dat gevoel ebt gelukkig snel weg. Ik vind het namelijk erg leuk en fijn om te horen dat mensen mijn stijl van schrijven leuk vinden, de tips gebruiken in hun eigen planner en mijn blog graag lezen. Ook is het fijn voor mijzelf, want het is mijn uitlaatklep over mijn favoriete hobby: plannen en creatief bezig zijn.


English version

I am seriously keeping up this blog for already five months! The time flies. I still think it is incredibly fun to do, but it also takes and costs a lot of my time. In January and February I tried writing my blogposts the day I wanted to post them. I quickly found out that this didn’t work for me. I am a fulltime teacher and work at least 40 hours a qeek. There are weeks that I work a lot more and work at home at night. I am glad to go home after a long day of work, cooked dinner, cleaned some things and spend some quality time with my boyfriend.

So how do I combine these two aspects in my life? Because I do post a lot a week, mostly five to six blogposts. It takes a very tight schedule for me to do all this succesfully. It makes sense, because it is the subject of my blog. I am continuously planning or keeping an eye on my planning. This doesn’t mean that I am looking in my planner for 24 hours a day, but it does mean that my planner is near to reference and write down information and to plan ahead.

Each saturday I write my blogposts for the following week. I write down, take the pictures and I schedule them. I do this so I don’t have to worry each day about writing and each morning there will be a blogpost online. The only thing I need to keep track of is my visitors, moderating reactions and replying to them, keeping up with FaceBook and InstaGram as an inspirational outlet and be a part of the Dutch planner community.

I do think sometimes that I post to much and I don’t feel like writing, but that feeling goes away very quickly. I still think it is very fun to do and I enjoy the positive reactions I get on my posts about my writing style, the useful tips that people will use in their own planner and people enjoying my blog. It is also a good thing to do for me, because it is my creative outlet for my favorite hobbies: planning and creating!

Teacher Planning Tip: Plan for the next year part 2

English version below

Vorige week gaf ik jullie mijn eerste Teacher Planning tip; het gebruiken van een kleine, simpele, goedkope agenda om alvast afspraken e.d. bij te houden voor het volgende schooljaar. Deze tweede tip gaat over het plannen van de lesstof.

Ik ben geleerd op de Pabo om je methode te zien als leidraad en niet klakkeloos de planning daaruit te volgen. Natuurlijk is het handig om wel globaal de opbouw te volgen, aangezien deze is gemaakt met de kerndoelen en leerlijnen die ze moeten behalen in dat schooljaar. Maar wij hebben ook op school afspraken gemaakt dat we bepaalde lessen uitbreiden, verkorten of clusteren.

Een gemiddeld schooljaar duurt 39 a 40 weken. Veel methodes hebben acht blokken lesstof, dat zou betekenen dat je ongeveer vijf weken per blok hebt om de lesstof aan te bieden, te toetsen en te herhalen. Maar dan vergeet je de Cito / toetsweken, excursies, studiedagen en andere dagen die zorgen dat er een lesdag uitvalt. Ik vind het dan ook handig om een ruwe planning te hebben van de blokken, met ruimte om rekening te kunnen houden met die dagen, maar ook ruimte om lesstof te kunnen herhalen die de kunnen nog niet goed beheersen. Ik maak daarvoor een jaarlijks overzicht waarop ik de blokken kan indelen.


Hierbij gebruik ik afkortingen, kleuren, ik schrijf bovenaan bepaalde maanden welke belangrijke weken er zijn etc. Ook heb ik de weekenden grijs gemaakt, zodat je gemakkelijk de weken kunt onderscheiden. Natuurlijk kun je dit overzicht ook voor andere dingen gebruiken, zoals een jaarlijkse gezondheidstracker, als je student bent, je werkuren en ga zo maar door. Dan kun je op de free printable de kop veranderen.

Teacher Yearly 2017 – 2018


English version

Last week I shared with you my first Teacher Planning tip; using a small, simple and cheap agenda to write down any appointments for the coming schoolyear. This second tip is about planning your curriculum.

In the Netherlands we use instruction manuals for teachers for the different disciplines that we teach. I learned at the Pabo (the school to become a teacher) that this manual is a guidebook which you can use to plan out your lessons. At my school we made some agreements to speed faster thourgh some parts and take other parts slower, depending on the needs of our students.

An average schoolyear is about 39 to 40 weeks. Manu manuals split up their content in eight blocks, which means you will get about five weeks to complete a block, to test the children and to repeat and practice. But there are also other days and weeks in a schoolyear which you are not at school, you don’t give any lessons or you have some personal / professional development. I find it easy to make a yearly overview so I can map out the days that we have an excursion, testingweeks or days off. I make a rough planning of the blocks for each subject.


I use abbreviations, markers, I write special events on top of the months etc. I grayed out the weekends, for easy visibility. You can also use this yearly planner for something enterily else, like a yearly healthtracker, student planning, work hours etc. You can change the header on the free printable if you want to do that.

Teacher Yearly 2017 – 2018