Functional Planning: Workflow

English version below

Vaak heb ik na schooltijd verschillende afspraken, overleggen of vergaderingen staan. Het komt niet vaak voor dat ik niks heb na schooltijd en me helemaal kan storten op mijn eigen werk, anderhalf uur lang. Maar gisteren had ik dat wel. Ik had anderhalf uur om werk te doen en ik heb dan een bepaald aantal dingen waar ik op let om zo effectief mogelijk met deze tijd om te gaan om zoveel mogelijk gedaan te krijgen.

  1. Ik zorg ervoor dat ik voldoende tijd heb en zo min mogelijk afgeleid kan worden. Dit betekent dat ik mijn lichten in de klas uit doe en de deur dicht. Mijn collega’s weten dat ik op zo’n moment aan het werk ben en storen me dan zo min mogelijk.
  2. Ik zorg dat ik een lijst heb met alles wat ik in die tijd af wil krijgen. De lijst is specifiek en de prioriteiten staan bovenaan. 
  3. Naast een lijst met taken is het ook belangrijk dat ik alle materialen en benodigdheden klaar heb liggen. Vaak leg ik deze op de hoek van mijn bureau en ik ruim ze op wanneer ik met een taak klaar ben, zodat ik zie dat mijn werk afgewerkt en minder wordt. Dit werkt voor mij heel motiverend. 
  4. Ook zorg ik ervoor dat ik geen afleidingen heb. Mijn telefoon gaat in mijn tas, ik zet eventueel wat muziek op om te ontspannen en ik zorg ervoor dat ik water om te drinken heb. Na een hele dag lesgeven is het vaak nog zwaar om productief aan de slag te gaan en door goed te drinken, zorg je dat je energie hebt.

English version

When the kids are dismissed I often have different appointments, consultations and meetings. It doesn’t happen very often that there is nothing on my schedule after three o’clock (at this time the kids are dismissed) so I can do a lot of my own work. But yesterday was one of those days. I had an hour and a half to do lots of stuff. I have some tips on how to spend your time most effective to get the biggest amount of stuff done.

  1. I make sure I have enough time to work and I can’t be distracted. I alway turn off the lights in my classroom an close the door. My colleagues know that when this happens, I am working and disturb me only when needed.
  2. I make sure that I have a complete list of all the things I want to get done in that amount of time (be realistic!). The list is specific and are in order of priority. 
  3.  It is also important to have all the materials and necessities needed ready. I put these on the corner of my desk and clean them when used. I can see the stack reduce and it motivates me to work harder. 
  4. I also reduce the amount of distractions I have. My phone will be in my bag, I put on some relaxing music and I make sure I have enough water to stay hydrated. After a whole day of teaching it is especially hard to stay focused and productive. I make sure to stay hydrated through the day, to be more energized.

Teacher Plan With Me Tip: Project Planning

English version below

De titel zegt dat dit een teacher plan with me is, maar kan ook door iedereen gebruikt worden. Ik maak namelijk gebruik van project based planning om de laatste tien weken van het schooljaar te plannen. Nog maar tien weken! In principe kun je de zomervakantie zien als de deadline om alles af te hebben wat nog gedaan moet worden, net zoals bij andere banen. Tussendoor zijn er nog andere deadlines waar rekening mee moet worden gehouden. Om die laatste weken vlekkeloos te laten verlopen, maak ik lijstjes en een langetermijn planning. Die lange termijnplanning maak ik op free printables (gevonden op Pinterest) van de drie maanden waarin deze planning valt.


Ik gebruik de printables op A4 formaat omdat er veel te plannen valt en ik in een oogopslag wil kunnen zien waar ik tijd en plek heb om grotere taken in te plannen. Als eerste markeer ik vrije dagen met een groene markeerstift. Ik probeer tijdens deze dagen zo min mogelijk in te plannen, omdat dit me ruimte geeft om tot rust te komen of vooruit te werken, wat ik altijd erg graag doe. Als tweede maak ik een running list in mijn FiloFax van de dingen die dit schooljaar nog gedaan moeten worden. Dit is echt nog het begin van een lijst en wordt gaandeweg aangevuld.


Gelukkig is dit niet de eerste keer dat ik een schooljaar afrond en een nieuw schooljaar opstart, dus vaak heb ik nog wel een lijst van een voorgaand jaar liggen die ik kan gebruiken. Ook komen er nieuwe dingen bij, zoals een inspectiebezoek dat voorbereid moet worden of andere dingen die we tijdens vergaderingen bespreken. Dit wordt allemaal op deze lijst gezet. En nu weer terug naar de maandkalenders. Ik schrijf hier de bekangrijke afspraken op en markeer deze met de markeerstift. Zo kan ik snel zien wat een adspraak is en waar ik dus geen tijd heb om grote taken in te plannen. Deadlines arceer ik met een grijze markeerstift, zodat ze goed zichtbaar zijn.


Hierna begin ik met het inplannen van taken die ik altijd al doe, zoals de nieuwsbrief samenstellen en uitprinten. Ook schrijf ik in de notes kolom de grote taken van mijn lijstje op die in die maand uitgevoerd moeten worden. Hierna ga ik ze pas inplannen. Sommige taken zijn kleiner en kunnen in een dag gedaan worden, andere taken kosten meer tijd en moeten dus over meer dagen ingepland worden. Nadat ik dit allemaal heb ingevuld, heb ik een volle planning. En gek genoeg geeft mij dat juist rust! Ik verdeel zo mijn taken over meerdere weken en hoef niks op het laatste moment te doen. Een goede planning is het halve werk.

Happy Planning! XOXO


English version

Although the title says “Teacher Plan With Me”, it van be used by anyone. I named this posts this way, because teaching is my profession and I use this as an example. I use project based planning to plan out the last ten schoolweeks. I see the summer break as my biggest deadline for having all the things done. Inbetween there are several other deadlines. To be most productive and have the littlest amount of stress, I plan out these weeks using lists and a longterm planning. I make this longterm planning on free printables, found on pinterest, of the three remaining schoolmonths.I use these printables in A4 size, because there is a lot to plan and I want to see in a glance when I have free time to plan in bigger tasks. The first thing I do is marking the days off with a green marker. I try to plan as least as possible on these days, because it gives me time to relax and to work ahead. When I am in a working mood, I can get a lot done and I don’t mind if I do this on a day off when everybody else is working. The second thing I do is making a running list using my FiloFax of all the tasks that still has to be done. This list will be filled up along the way.

It is not the first time completing and starting a new year, so I will have some lists of previous years which I can use. There will also be new tasks and information, such as a visit of the schoolinspection that has to be prepared, or information giving at a teammeeting. All of this will be put on the list. So, back to the monthly calendars. I write down all the important appointments and mark these, so I can distinct tasks from appointments. Deadlines will be marked with a gray box.

Than I start planning in all the tasks I regularly do, like making the newsletter. In the notes column I write down the tasks from my running list that has to be done in the specific month. When all of this is done, I start planning in those tasks. Some tasks are small and can be done in a day, others are larger and need more days to be completed. After doing this, I end up with a full schedule. It eases my mind. I spread my tasks over the last ten weeks, so I don’t have to do anything last minute. A good planning is half of the work.

Mijn planner-journey

English version below!

Na het behalen van mijn HBO diploma ben ik gelijk aan de slag gegaan als leerkracht basisonderwijs. Ik ben erg ambitieus en wil graag mijn zaken goed op orde hebben. In deze periode was ik ook nog bezig met een cursus boekhouden. Ik had dus genoeg te doen. Per toeval kwam ik mijn eerste FiloFax filmpje tegen en ik was gelijk verkocht. Ik wist het zeker: dit was wat ik altijd al zocht! Al snel had ik mijn allereerste FiloFax. Een goedkope, om te proberen. Ik weet niet eens meer welke het was, want na drie dagen heb ik hem terug gebracht naar de winkel. Hij was niet goed, de vakken scheurden uit. Ik mocht een andere uitzoeken zonder bij te betalen. Hier koos ik mijn allereerste echte (goede) FiloFax: een personal Metropol in de kleur Chocolate. Dit was in augustus 2014. In de tussentijd is er veel veranderd en heb ik een aantal planners gehad en systemen uitgeprobeerd.

My Plannerjourney.png

  • Augustus 2014: De start van mijn plannerjourney! Het begon met mijn Personal Metropol Chocolate. Ik maakte mijn eigen inserts, voornamelijk daily’s. Ik vond het geweldig, gebruikte veel washi en haalde dit er ook weer af. Mijn jacht op plannerspullen begon ook. Buy all the things was mijn motto.
  • 2015: Na een tijd in een personal formaat te hebben gewerkt, was ik benieuwd of een A5 formaat iets voor mij zou zijn. Ik kreeg een A5 Original Green en begon hierin te plannen. Ook hier maakte ik mijn eigen inserts. Ik heb zelfs een tijd met dailies in een A5 gewerkt (dit was veel te veel ruimte). Ik vond het formaat erg fijn, omdat je A5 papier hier makkelijker in kon stoppen. Niet veel later kreeg ik een persoonlijk gemaakte Travelers NoteBook Moleskine Cahier formaat. Ik wilde deze graag, omdat ik dan een bulletjournal (mijn eerste keer proberen!) en mijn schetsboek mee kon nemen. Zo had ik alles in een systeem. Ik was al snel uitgekeken op de TN en wilde snel terug naar een ringplanner. In augustus kreeg ik mijn FiloFax Malden voor mijn verjaardag. Dit was en is nog steeds my unicorn. Ik was verliefd en gebruikte mijn Malden heel lang als enige planner.
  • 2016: Het grootste gedeelte van dit jaar gebruikte ik mijn Malden. Ik begon hier ook aan mijn HBO opleiding en kreeg hier veel huiswerk voor. Mijn Malden werd te klein en ik begon weer te plannen in mijn A5 Original. Maar deze was erg groot en de Clipbooks waren net uitgekomen. Deze vond ik erg mooi en compact. Ik kocht een A5 ClipBook Black en heb deze een aantal maanden als planner gebruikt. Maar toch bleef het aan me knagen dat die mooie Malden in de kast lag.
  • 2017: Aan het begin van het jaar besloot ik weer in mijn Malden te gaan plannen. Maar dan op een aangepaste manier. Mijn huidige systeem bestaat uit mijn Malden en een Bullet Journal en het werkt geweldig.
  • En wellicht veranderd er binnenkort weer iets… Wie weet. Het is een reis, een avontuur waar ik aan begonnen ben en met veel plezier nog aan bezig ben.

English version (excuse my English, it is the first time trying to write a blogpost in English!)

After graduating and getting my teachers degree, I immediately started working as an elementary school teacher. I am very ambitious and like to be organized. I was also doing some personal development at this time. By coincidence I came across a YouTube video about a FiloFax and I became very enthousiastic. I was veru certain that this was the organizational system that I was looking for. Quickly after this I got my first FiloFax. It was a cheap one, because I wanted to try it out. It turned out to be a default one, the pockets were ripping and after three days of usage I returned it to the shop. They let me choose another one, without paying the extra costs. At this moment, august 2014, I chose a FiloFax Personal Metropol in the color Chocolate. Meanwhile, a lot has changed and I tried some different planners and systems along the way.

My Plannerjourney.png

  • August 2014 marks as the start of my plannerjourney. It all started with the Personal Metropol Chocolate. I made my own daily inserts. I loved it, used a lot of washi, which I also removed because it felt too cluttered. Ans also the hunt for plannersupplies started. But all the things became my motto.
  • 2015: After using a personal size for a while, I was curious if an A5 size would fit my needs. I got an A5 Original Green and began planning in this one. I also made my own inserts. I even made dailies to plan on and it turned out to be too much space. I liked the A5 size, because I could take papers from work (A4 size) easier with me. Not long after that I got a Travelers NoteBook Moleskine Cahier sized TN. I wanted this so badly, because I wanted to try bullet journaling or the first time and take my sketchbook with me, all in one system. I did not like this system, because I missed being in rings. In august of this year I got my Filofax Ochre Malden as a birthday present. This was and is still my unicorn. I was in love and only used my Malden to plan.
  • 2016: I used my Malden for the most part of this year. I started another university education and got a lot of homework. My Malden became too small and I started planning in the A5 Original again. But this one was too big for my purse (priorities right…) and they just released the A5 ClipBooks, which I got in Black. I used this one for a couple of months as a planner. But I always felt bad because the very pretty and expensive Malden was unused.
  • 2017: So at the start of this year I decided to go back to my Malden. But in an adjusted system. My current system contains my Malden and a bullet journal and it works great!
  • And you never know, but maybe something will change again. It is my planner journey, an adventure and I love it!

Happy Planning XOXO

Teacher Plan With Me: buitenlesdag

Op maandag plaatste ik een post over de laatste schoolweek. Hierin beschreef ik dat de laatste week een beetje gek verloopt en voor mij een andere manier van planning vroeg. Op donderdag komen ze ons computersysteem op school veranderen en hebben we de hele dag geen internet. Als leerkracht ben je dan behoorlijk gehandicapt, omdat je eigenlijk continu het digibord en het internet gebruikt om lessen te geven, dingen te verduidelijken of een filmpje te kijken. Ook lopen er de hele dag mannen in en uit de klas wat natuurlijk zorgt voor ontzettend veel ruis.

Mijn werkplek / school is niet ver van een park vandaan. Mijn idee is om, als het goed weer is, de hele ochtend naar het park te gaan om daar les te hebben. Niet zoals in de klas, uit werkboeken en leesboeken, maar met spelletjes die passen bij de lesdoelen van die dag. Je methode moet je ook zien als leidraad en niet als het middel om je lessen te geven.


Omdat deze dag heel anders verloopt dan normaal, ook voor mij, wil ik alles goed doordacht en op een rijtje hebben. Ik maak dan ook een aparte planning voor deze ochtend met waar we zijn, wat er wanneer gedaan moet worden en welke spullen we voor deze ochtend nodig hebben. Ik heb het geluk om vier ochtenden in de week een onderwijsassistent in de klas te hebben, dus kunnen we de groep in tweeën splitsen en ons beiden bezig houden met een groep. De kinderen doen veelal dezelfde activiteiten, maar afgestemd op hun eigen niveau. Ik ben erg benieuwd hoe deze ochtend verloopt!