Teacher Planning: Testing weeks

English version below

Op dit moment zijn wij op school bezig met de CITO toetsweken. Elke dag wordt er een toets afgenomen. Ik werk in een combinatiegroep 3/4. Voor beide groepen moet ik de toetsen voorlezen, 11 toetsen per groep dus 22 in totaal. Tijdens dit moment moet de andere groep zelfstandig kunnen werken, ze kunnen geen vragen stellen en ze moeten voldoende werk hebben om te kunnen maken. Elke keer weer is dit een enorme uitdaging voor zowel mij als de kinderen.


Voor mij betekent dit voornamelijk een hele strakke planning. Ik geef duidelijk de tijden aan wanneer er toetsen worden afgenomen en hierna plan ik de rest van de dagen in. Het is best lastig om voor de toetstijden zelfstandig werk te zoeken voor de andere groep, waarbij er weinig of geen instructie nodig is. Ook zijn al die toetsen wel erg zwaar voor veel kinderen, dus probeer ik korte opdrachten en afwisselende opdrachten te zoeken waar ze mee aan de slag kunnen.


Bij rekenen kunnen ze gaan automatiseren, maar ik zorg er ook voor dat ze dit kunnen afwisselen met lezen. Op andere momenten krijgen ze een iPad om mee te oefenen en ze hebben ook een zomerboekje met verschillende spelletjes en opdrachten gekregen. De kinderen krijgen op deze momenten van mij de taak: alles wat je moet doen ligt op je tafel en je zorgt er zelf voor dat je alles wat op je tafel ligt gedaan hebt. Zo leer ik de kinderen zelf met hun tijd om te gaan en te plannen.


English version

At this moment my school is in the middle of testing weeks. Each day the children get a test. I work in a group with what we call group 3 and group 4 combined. They are aged six to nine years old. For both these groups I have to read these tests aloud so they can give the answers. Each group has 11 tests, so that makes 22 in total. At the moments when I am testing a group, the other group had to work independent, they can’t ask any questions or help and they have to have enough work to make during this time. Each time it is a challenge to plan these weeks.


For me this means I have to make a really good planning. I mark the times I have the tests and than I plan in the rest of the days. It is really difficult to find enough workload for the group that has to work independently without a lot of instructions. And it is hard working for the kids to make all these tests, so I try to have short assignments and a variety of differents things they can do.


They have a lot of different things to do: they can do some maths and work on their automating (that’s how we call becoming faster in calculus) skills, they can practice reading. At other moments they can work on different skills on the iPads and they did get a summer workbook with different games and other things. I give them the following task: put all the things you are allowed to do on your desk and make sure you do all these things in the time you have to work independently. This way I teach them to plan their own time.

 

Functional Planning: setting up my Teacher Planner 1

English version below

Ik heb ondertussen al twee jaar mijn eigen Teacher Planner gemaakt. Het eerste jaar was dit in mijn FiloFax 5 Green Original en sinds vorig jaar werk ik met een Happy Planner systeem. De covers en discs heb ik gekocht en de inhoud heb ik zelf gemaakt. In deze planner bereid ik mijn lessen voor, heb ik een overzicht over het hele jaar en kan ik thuis ook kijken aan welke doelen ik die week met de kinderen moet werken. Want, laten we eerlijk zijn: alle leerkrachten werken ’s avonds ook nog wel eens thuis.


Na mijn Happy / Teacher Planner een jaar gebruikt te hebben, ben ik erg tevreden met het systeem. Maar er zijn een paar dingen die ik wil veranderen en een paar dingen die ik moet veranderen. Op mijn school gaan we komend schooljaar over naar het continurooster (vijf gelijke dagen van half 9 tot 2 uur naar school). Hierdoor zullen pauzetijden veranderen, lessen zullen verschoven moeten worden en dat zal aangepast moeten worden in het weekoverzicht. Ook krijgen we nieuw meubilair en daarbij krijg ik een nieuw bureau met een verlenging eraan vast voor kleine instructiegroepjes. Ik wil dan ook een planning gaan maken voor wie er wanneer bij mij moet komen zitten en aan welke doelen we op dat moment gaan werken.

Op dit moment weet ik nog niet zoveel. Ik weet welke kinderen ik volgend jaar in de klas krijg, maar de helft daarvan zijn nieuwe kinderen waarvan ik nog geen niveaus weet. Voor de kleine instructiegroepjes kan ik al wel een opzet maken, omdat ik de namen en doelen met pen ga opschrijven. Mijn nieuwe rooster weet ik nog niet. We zullen proberen alles zoveel mogelijk hetzelfde te houden, maar we weten nog geen pauzetijden. Ik kan dus nog geen nieuw weekoverzicht maken. Ik kan er wel alvast over nadenken.


Dus heb ik in mijn bullet journal een bladzijde gemaakt waarop ik kan brainstormen over wat ik voor volgend schooljaar in mijn Happy / Teacher Planner wil hebben. Ook kan ik er kleine versies van bepaalde pagina’s in tekenen. Het ontwerpen van inserts voor mijzelf is een van de leukste dingen om te doen. Ik kan ze helemaal naar mijn eigen wens ontwerpen en opzetten. En zo zorg ik ervoor dat mijn systeem werkt voor mij.


English version

I made my own teacher Planner for about two years now. The first year I made one in my FiloFax A5 Green Original and since the beginning of this current schoolyear I use a Happy Planner system. I bought the covers and discs and I made and designed the inserts myself. In this planner I prepare my lessons, I have an overview of the full schoolyear and I can reference it at home to see the goals I am working on with the students. Because, let’s face the truth: every teacher works at home in their spare time.


After using my Happy / Teacher Planner for about a year now, I can say that I am pretty satisfied with the system. But there are I couple of things I want to change and some things I need to change. At my school we are going to change the schoolhours. Instead of going home at lunchbreak, all the students will stay at school and we will have five days with the same amount of hours. This is a big change with the system we are using right now. This means that there will be a lot of things that are going to change: the times we will have our breaks, lessons will have to be moved in order to fit in our daily schedule and I will need to change this in my weekly overview. We will also get new furniture and I will get a new teachers desk with a small group table attached to it. So I want to make a schedule for these small groups so I can write down the names and the goals we will be working on.

At the moment I don’t know much. I know which students I will get next year, but half of them are new students and I don’t know their levels. I can make the small group planning set up, because I will write the names and goals in when I need it. I don’t know my new daily schedule. We will try to keep it the same as much as we can, but we don’t know the times we will have breaks. That means I can’t make a new weekly overview for my teacher planner yet. But I can already think about it.


So I dedicated a page in my bullet journal for a brainstorm about the setup for my Happy / Teacher Planner for the coming schoolyear. I can also draw in some different pages I want to make. Designing and making my own inserts is one of my favorite things to do. I can completely make them the way I want them to be. And this way I make sure that my planning system works for me.

Fulltime blog i.c.m. Fulltime werk

English version below

Ondertussen ben ik alweer vijf maanden serieus bezig met mijn blog. Ik vind het ontzettend leuk om te doen, maar het kost ook veel tijd. In januari en februari heb ik geprobeerd blogposts te schrijven wanneer ik ze ging posten, maar ik kwam er al snel achter dat dit niet werkt. Ik werk als fulltime leerkracht minimaal 40 uur per week. Er zijn weken dat ik veel meer werk en ’s avonds thuis ook nog bezig ben. Ik ben soms blij als ik thuis ben, heb gekookt, heb schoongemaakt en ook nog wat tijd kan doorbrengen met mijn vriend.

Hoe combineer ik die twee aspecten in mijn leven? Want ik heb toch een behoorlijk tempo van het posten van blogs, zo’n 5 a 6 per week. Dat komt door een strakke planning. Dat lijkt mij logisch, want dat is ook waar dit blog over gaat. Ik ben continu bezig met plannen of mijn planning in de gaten houden. Dit betekent niet dat ik 24 uur per dag in mijn planner zit te kijken, maar wel dat ik hem in de buurt heb om te kunnen refereren, dat ik informatie gelijk opschrijf en dat ik vooruit plan.

Elke zaterdag maak ik mijn blogposts voor de volgende week. Ik schrijf ze, maak de foto’s en plan ze in. Zo hoef ik me er de hele week niet druk over te maken en elke ochtend komt er een blogpost online. Het enige wat ik in de gaten moet houden is het verkeer dat op mijn blog komt, reacties modereren en beantwoorden, FaceBook en InstaGram als inspiratie en als plek om mee te doen in de Nederlandse planner community.

Soms denk ik wel eens dat ik teveel post en heb ik niet zoveel zin om te schrijven, maar dat gevoel ebt gelukkig snel weg. Ik vind het namelijk erg leuk en fijn om te horen dat mensen mijn stijl van schrijven leuk vinden, de tips gebruiken in hun eigen planner en mijn blog graag lezen. Ook is het fijn voor mijzelf, want het is mijn uitlaatklep over mijn favoriete hobby: plannen en creatief bezig zijn.


English version

I am seriously keeping up this blog for already five months! The time flies. I still think it is incredibly fun to do, but it also takes and costs a lot of my time. In January and February I tried writing my blogposts the day I wanted to post them. I quickly found out that this didn’t work for me. I am a fulltime teacher and work at least 40 hours a qeek. There are weeks that I work a lot more and work at home at night. I am glad to go home after a long day of work, cooked dinner, cleaned some things and spend some quality time with my boyfriend.

So how do I combine these two aspects in my life? Because I do post a lot a week, mostly five to six blogposts. It takes a very tight schedule for me to do all this succesfully. It makes sense, because it is the subject of my blog. I am continuously planning or keeping an eye on my planning. This doesn’t mean that I am looking in my planner for 24 hours a day, but it does mean that my planner is near to reference and write down information and to plan ahead.

Each saturday I write my blogposts for the following week. I write down, take the pictures and I schedule them. I do this so I don’t have to worry each day about writing and each morning there will be a blogpost online. The only thing I need to keep track of is my visitors, moderating reactions and replying to them, keeping up with FaceBook and InstaGram as an inspirational outlet and be a part of the Dutch planner community.

I do think sometimes that I post to much and I don’t feel like writing, but that feeling goes away very quickly. I still think it is very fun to do and I enjoy the positive reactions I get on my posts about my writing style, the useful tips that people will use in their own planner and people enjoying my blog. It is also a good thing to do for me, because it is my creative outlet for my favorite hobbies: planning and creating!

Teacher Planning Tip: Plan for the next year part 2

English version below

Vorige week gaf ik jullie mijn eerste Teacher Planning tip; het gebruiken van een kleine, simpele, goedkope agenda om alvast afspraken e.d. bij te houden voor het volgende schooljaar. Deze tweede tip gaat over het plannen van de lesstof.

Ik ben geleerd op de Pabo om je methode te zien als leidraad en niet klakkeloos de planning daaruit te volgen. Natuurlijk is het handig om wel globaal de opbouw te volgen, aangezien deze is gemaakt met de kerndoelen en leerlijnen die ze moeten behalen in dat schooljaar. Maar wij hebben ook op school afspraken gemaakt dat we bepaalde lessen uitbreiden, verkorten of clusteren.

Een gemiddeld schooljaar duurt 39 a 40 weken. Veel methodes hebben acht blokken lesstof, dat zou betekenen dat je ongeveer vijf weken per blok hebt om de lesstof aan te bieden, te toetsen en te herhalen. Maar dan vergeet je de Cito / toetsweken, excursies, studiedagen en andere dagen die zorgen dat er een lesdag uitvalt. Ik vind het dan ook handig om een ruwe planning te hebben van de blokken, met ruimte om rekening te kunnen houden met die dagen, maar ook ruimte om lesstof te kunnen herhalen die de kunnen nog niet goed beheersen. Ik maak daarvoor een jaarlijks overzicht waarop ik de blokken kan indelen.


Hierbij gebruik ik afkortingen, kleuren, ik schrijf bovenaan bepaalde maanden welke belangrijke weken er zijn etc. Ook heb ik de weekenden grijs gemaakt, zodat je gemakkelijk de weken kunt onderscheiden. Natuurlijk kun je dit overzicht ook voor andere dingen gebruiken, zoals een jaarlijkse gezondheidstracker, als je student bent, je werkuren en ga zo maar door. Dan kun je op de free printable de kop veranderen.

Teacher Yearly 2017 – 2018


English version

Last week I shared with you my first Teacher Planning tip; using a small, simple and cheap agenda to write down any appointments for the coming schoolyear. This second tip is about planning your curriculum.

In the Netherlands we use instruction manuals for teachers for the different disciplines that we teach. I learned at the Pabo (the school to become a teacher) that this manual is a guidebook which you can use to plan out your lessons. At my school we made some agreements to speed faster thourgh some parts and take other parts slower, depending on the needs of our students.

An average schoolyear is about 39 to 40 weeks. Manu manuals split up their content in eight blocks, which means you will get about five weeks to complete a block, to test the children and to repeat and practice. But there are also other days and weeks in a schoolyear which you are not at school, you don’t give any lessons or you have some personal / professional development. I find it easy to make a yearly overview so I can map out the days that we have an excursion, testingweeks or days off. I make a rough planning of the blocks for each subject.


I use abbreviations, markers, I write special events on top of the months etc. I grayed out the weekends, for easy visibility. You can also use this yearly planner for something enterily else, like a yearly healthtracker, student planning, work hours etc. You can change the header on the free printable if you want to do that.

Teacher Yearly 2017 – 2018

Teacher Planning Tip: Plan for the next year part 1

English version below

De laatste tijd zijn alle leerkrachten bezig met het afsluiten van het huidige schooljaar én het opstarten en voorbereiden van het komende schooljaar. Van de week heb ik zelfs al de eerste afspraak buitenom de jaarplanning gemaakt voor komend schooljaar. Elk jaar bereid ik me op dezelfde manier voor: ik maak plannen en plan me gek.

Mijn eerste tip is om ervoor te zorgen dat je ook al die afspraken die gemaakt gaan worden gaat bijhouden. Dat kan natuurlijk in een maandelijks overzicht, zoals ik in mijn Forward Planning blogpost heb beschreven. Maar ik weet nu al dat het teveel afspraken worden om op die manier vooruit te plannen. Elke zomervakantie maak ik namelijk mijn FiloFax klaar voor het volgende schooljaar en dan wil ik helemaal opnieuw beginnen.

Dus koop ik elk jaar een hele simpele kleine agenda, die gemakkelijk in mijn tas erbij past en waarin ik snel afspraken op kan schrijven, grote projecten in kan plannen, kan zien wanneer er tijd is etc.


Ook hier houd ik mijn planning simpel en functioneel. Ik geef met een markeerstift aan wanneer de vakanties zijn, ik gebruik sticky notes voor nog niet vaststaande afspraken en voor de rest gebruik ik mijn zwarte pen om alle afspraken op te schrijven. Vanaf nu gaat deze kleine agenda dus elke dag met me mee. Zodra er een afspraak voor volgend jaar wordt gemaakt, schrijf ik hem erin op. In de zomervakantie begin ik dan met het plannen van komend schooljaar in mijn FiloFax. Op dit moment denk ik dat ik dezelfde pagina’s en indeling ga gebruiken als dit jaar, maar het duurt nog acht weken voor de vakantie begint en er kan altijd nog van alles veranderen.


English version

All the (Dutch?) teachers are currently closing off the current schoolyear and prepping for the coming schoolyear. Our summerbreak is still eight weeks away and I already made the first appointment for the next schoolyear, that is not established in the annual yearly schoolplan. Every year I prepare the same way: I make plans and I plan.

My first tip is to be making sure that all these appointments are being scheduled and that you keep track of them. You can do this in a monthly overview, like I have written in my Forward Planning blogpost (which is only in Dutch, my apologies), but I also know that these appointments will come very quickly and there will be a lot. And I use the summer break to prepare my FiloFax for the coming schoolyear and I want to start with a fresh planner.

So every end of the schoolyear I buy a cheap and simple small agenda which fits easily in my bag to write down these appointments, to plan and map out bigger project, to see where there is time left etc.


I also keep my planning simple and funcional in this agenda. I mark the holidays with a marker, I use sticky notes for appointments without a certain date and for the rest I use my back plan to write down every bit of information I will need. From this day on the small agenda will come with me. When there are appointments made, I will write them down. When summer break comes, I will start planning out the next schoolyear in my FiloFax. At this moment I think I will use the same inserts I am using this year, but it still is eight weeks until summer break starts and everything can change.

Monthly set-up: June

English version below

De maand juni is altijd een piekmaand voor leerkrachten. Voor alle mensen die altijd maar roepen: Jullie moeten niet zeuren, jullie hebben twaalf weken vakantie!, in de maand juni werken wij voor bijna het dubbele aan werk, dus die twaalf weken zijn zeven weken overuren die we opnemen (en waarvan we de tijd niet zelf kunnen kiezen) en vijf weken vakantie, net als ieder ander, die we ook niet zelf mogen kiezen. Dus.

Maar dat terzijde, de maand juni is erg druk en stressvol voor veel leerkrachten. Hier heb ik eerder ook al over gepraat en daarbij mijn project planning voor mijn werk gedeeld. Ik ervaar heel weinig stress en dat is altijd al zo geweest. Dit komt omdat ik alles goed op orde en goed georganiseerd en gepland heb. Er zijn in deze maand een heleboel dingen waar ik rekening mee moet houden als ik afspraken in wil gaan plannen. Gelukkig weten de mensen uit het onderwijs dat juni druk is en worden er altijd weinig afspraken in die maand gemaakt, omdat iedereen zijn tijd nodig heeft voor het afsluiten van het ene schooljaar, maar ook het opstarten van het komende schooljaar.

Ik moet rekening houden met:

  • Cito-toetsweken, waarbij er gedurende twee weken elke dag een of meerdere toetsen worden afgenomen.
  • Het nakijken van deze toetsen kost extra veel tijd en inspanning, omdat dit gaat om de ontwikkeling van de kinderen en de boekjes gewoon erg onhandig zijn in groep 3 en 4.
  • Het invoeren van de toetsen is een vervelend werk, dus ik schrijf eerst alles op volgorde uit op papier, zodat ik het zo in ons leerlingvolgsysteem kan rammelen. Maar dan moet ik nog rekening houden met kinderen die individueel ingevoerd moten worden, kinderen die niet ingevoerd moeten worden en kinderen die een ander niveau hebben gedaan.
  • De rapporten moeten gemaakt worden. De vijf bladzijden lange rapporten moeten ingevuld worden per leerling, met persoonlijke stukjes. Hierbij moet ik ook de gesprekken (die niet altijd even leuk nieuws hebben) goed voorbereiden, want zo’n gesprek duurt maar 15 minuten. Ik moet er 27 maken.
  • Al mijn groepsplannen (alle elf) moeten geëvalueerd zijn, de kinderen moeten op niveau ingedeeld worden voor het volgende schooljaar en ik moet dus ook al groepsplannen maken met kinderen die ik nog niet ken.
  • Alle kinderen moeten worden besproken met de Intern Begeleider van de school, waarbij ik moet benoemen welke kinderen op welke gebieden specifieke onderwijsbehoeften hebben. Dit is niet lastig, want ik ken alle kinderen door en door op leergebied, maar elke scheet die ze laten moet genoteerd worden.
  • Ook moeten alle kinderen besproken worden met de leerkracht die deze kinderen gaat krijgen en ik moet met de huidige leerkracht van mijn komende groep de kinderen bespreken die volgend schooljaar bij mij in de klas komen.
  • De bestelling voor het komende schooljaar moet gedaan worden, wat betekend dat voor elke groep moet bekeken worden hoeveel werkboeken er voor elk vakgebied nog zijn, hoeveel er besteld moeten worden. Ook hebben we een nieuwe rekenmethode gekozen en daarvan moet een goede bestelling gemaakt worden, waarbij niks vergeten kan worden.
  • En naast dit alles moet ik natuurlijk nog gewoon lesgeven, zorgen dat kinderen excelleren en leren, afscheid nemen van een groep kinderen, collega’s helpen en heb ik ook nog een avondcursus.

Oftewel: genoeg te doen! (of: genoeg te plannen!)


English version

June is one off the busiest months for teachers. I hear a lot of people saying that it is not fair for us having twelve vacation weeks, but they forget that we don’t have working days from 9 to 5 and the luxury of planning your weeks when you want them.

But the month of june is very busy and gives a lot of stress by many teachers. I talked about this before in my teacher project planning blogpost. I myself don’t get stressed out so quickly. I make sure I have my work done, everything organized and planned out. For this month there are a lot of things I have to keep in mind when I am doing my planning or schedule appointments. People that work in the educational field know that june is very busy and don’t often plan appointments in this month. Everybody needs all the time that is available for ending the current year and starting the coming year.

I have to keep in account:

  • Testing weeks, during two weeks the kids get a test or several tests a day.
  • These tests have to be graded, which takes a lot of time. The children that I teach have to mark the right answer in a booklet, which makes it a lot of work.
  • The tests have to be entered in our system which contains of every information of every child. I write all the results down on a paper in the right order before putting it in this system. It is a lot of work, because some of the children have to be graded on another level.
  • For every child (27 in total) I need to make a report of five pages with all their grades and personal information. I also have to prep for conference talks with ervy parent (which don’t always bring good news). I only have 15 minutes to talk about results and observations.
  • For every schoolsubject we have to write a group plan with all the results, analyses and educational needs of every individual student. They have to be put in the right level for the next schoolyear and I have to make these plans for children I have not met yet.
  • All the students have to be analysed and discussed with the supervisor and I have to point out all the educational needs of every student on every subject. This isn’t difficult, because I know my students by heart, but it has to be written down, which takes a lot of time.
  • I also have to discuss all the children that are going to a different teacher the next schoolyear. I also have to discuss the children that are coming to my class next year with their current teachers.
  • We have to order all our necesseties for teaching the different subjects. This means all the workbooks have to be checked and counted and ordered. I am in charge of ordering and leading all of this.
  • And besides all of this I still have to teach, let the children learn, say goodbye to my current students, help colleagues and I also have a evening course.

In other words: enough to do! (or: enough to plan!)

Functional Planning: Workflow

English version below

Vaak heb ik na schooltijd verschillende afspraken, overleggen of vergaderingen staan. Het komt niet vaak voor dat ik niks heb na schooltijd en me helemaal kan storten op mijn eigen werk, anderhalf uur lang. Maar gisteren had ik dat wel. Ik had anderhalf uur om werk te doen en ik heb dan een bepaald aantal dingen waar ik op let om zo effectief mogelijk met deze tijd om te gaan om zoveel mogelijk gedaan te krijgen.

  1. Ik zorg ervoor dat ik voldoende tijd heb en zo min mogelijk afgeleid kan worden. Dit betekent dat ik mijn lichten in de klas uit doe en de deur dicht. Mijn collega’s weten dat ik op zo’n moment aan het werk ben en storen me dan zo min mogelijk.
  2. Ik zorg dat ik een lijst heb met alles wat ik in die tijd af wil krijgen. De lijst is specifiek en de prioriteiten staan bovenaan. 
  3. Naast een lijst met taken is het ook belangrijk dat ik alle materialen en benodigdheden klaar heb liggen. Vaak leg ik deze op de hoek van mijn bureau en ik ruim ze op wanneer ik met een taak klaar ben, zodat ik zie dat mijn werk afgewerkt en minder wordt. Dit werkt voor mij heel motiverend. 
  4. Ook zorg ik ervoor dat ik geen afleidingen heb. Mijn telefoon gaat in mijn tas, ik zet eventueel wat muziek op om te ontspannen en ik zorg ervoor dat ik water om te drinken heb. Na een hele dag lesgeven is het vaak nog zwaar om productief aan de slag te gaan en door goed te drinken, zorg je dat je energie hebt.

English version

When the kids are dismissed I often have different appointments, consultations and meetings. It doesn’t happen very often that there is nothing on my schedule after three o’clock (at this time the kids are dismissed) so I can do a lot of my own work. But yesterday was one of those days. I had an hour and a half to do lots of stuff. I have some tips on how to spend your time most effective to get the biggest amount of stuff done.

  1. I make sure I have enough time to work and I can’t be distracted. I alway turn off the lights in my classroom an close the door. My colleagues know that when this happens, I am working and disturb me only when needed.
  2. I make sure that I have a complete list of all the things I want to get done in that amount of time (be realistic!). The list is specific and are in order of priority. 
  3.  It is also important to have all the materials and necessities needed ready. I put these on the corner of my desk and clean them when used. I can see the stack reduce and it motivates me to work harder. 
  4. I also reduce the amount of distractions I have. My phone will be in my bag, I put on some relaxing music and I make sure I have enough water to stay hydrated. After a whole day of teaching it is especially hard to stay focused and productive. I make sure to stay hydrated through the day, to be more energized.