Functional Planning: Bullet Journal Time Tracking Review

English version below

Ondertussen heb ik bijna drie weken mijn tijd bijgehouden in mijn bullet journal. Ik ben hiermee begonnen omdat ik hele drukke weken heb gehad en ook nog ga hebben. Ik vind het daarbij belangrijk dat ik weet welke beschikbare tijd ik heb en ook hoeveel tijd ik besteed aan bepaalde taken.


Als eerste heb ik een overzicht met de taken die gedaan moeten of moesten worden. Per taak kan ik zo’n 5 uur bijhouden en als ik meer tijd nodig heb, kan ik meer rijen gebruiken. Per kwartier kan ik een vakje invullen. Er zijn taken bijgekomen en al veel taken heb ik al behoorlijk wat tijd besteed. Ook zijn er taken waar ik nog geen tijd aan heb besteed. Dit zijn taken waar ik pas aan kan beginnen, als andere taken afgerond zijn.


Hierna heb ik per week een wekelijks overzicht op een pagina. In de lange kolommen schrijf ik weg hoe ik mijn tijd besteed. Het begint altijd met een “leeg canvas”. Ik markeer tijden waarbij ik weet dat ik hetzelfde doe in huis (opstaan en de dag starten en koken en eten). Tussen deze groene balken zit mijn werkdag op mijn werk. Als eerste plan ik de vergaderingen en overleggen in en daarna vul ik per dag mijn tijdsplanning in. Op de rechterpagina heb ik twee kolommen om een running list te maken van de taken die ik in die week wil doen.


Na ongeveer een week ziet het er dan zo uit. De dagen zijn ingevuld en ik probeer dat een beetje vrolijk te doen door verschillende lettertypen te gebruiken. Het valt me op dat ik, na het koken en eten, vaak te moe ben om nog productief aan de slag te gaan. Er staat regelmatig YouTube of NetFlix, maar tijdens het kijken van een serie ben ik vaak wel bezig met werk, op een rustige manier. Dat mag ook wel na een dag werken, je moet namelijk ook uitrusten.


English version

For already three weeks I am tracking my time in my bullet journal. I started time-tracking because I have had some crazy busy weeks and the coming weeks will be even busier. I think it is important to know which available time I have and how much time I spend on different tasks.


I have made an overview with all the tasks that need or needed to be done. I can track about five hours per task, but if I need to track more time, I can always use more rows. Each 15 minutes of time spent on a task can be marked. The list is filled with more tasks and I have spent already a lot of time on different tasks. There are also tasks that have not yet started, because I have to complete other tasks before I can start with those.


After this I made my weekly views with a week on a page and a notes page. In the longer columns I write down how I spent my time. It always starts with an empty spread. I mark the times I spent at home doing the same stuff each day (like getting up and starting the day and cooking and eating dinner). Between these marked areas is my working day at school. I start planning out meetings and other appointments before I fill in the rest. Each day I fill in all the things I spend time on. On the right hand page I have to columns to write down a running list of to do’s for the week.


After using this spread for about a week this is how it looks. The days are filled in and I try to use some different fonts by using handlettering. The thing that stands out is that I am pooped after a full day of work and I am less productive. Each day there is written down YouTube or NetFlix, but while watching videos and TV shows I do a lot of different work, but in a relaxed wat. Because you need to rest after a long day of work.

Functional Planning: Getting Things Done combined with Bullet Journal

English version below

Het mooie aan een eigen planner maken en gebruiken is het feit dat je hem helemaal kunt aanpassen aan je eigen behoeften. Er zijn natuurlijk geweldige systemen die je kunt gebruiken om productiever met je tijd om te gaan, zoals Getting Things Done van David Allen en Bullet Journal van Ryder Caroll. Ook ik heb deze systemen uitgeprobeerd en ben uiteindelijk tot mijn eigen systeem gekomen. Hierbij heb ik wel gebruik gemaakt van verschillende onderdelen van andere systemen.

  • Vanuit Getting Things Done heb ik gebruikt gemaakt van het verzamelen van alle informatie die binnenkomt. Ik schrijf echt werkelijk alles op en bekijk later pas of iets relevant is. Je weet nooit wanneer er een geweldig idee bij je opkomt en dan kun je het maar beter opgeschreven hebben. Of soms zegt iemand iets tegen je of vraagt iets van je, terwijl je druk bezig bent met andere dingen. Als ik dit soort dingen dan niet opschrijf, dan vergeet ik het.
  • Vanuit Bullet Journal maak ik gebruik van het bijhouden van mijn taken per dag en daarbij een bullet schrijven om onderscheid te maken tussen taken, afspraken en notities. Dit brengt overzicht aan in de lijst en zo weet ik ook wanneer ik een bepaalde taak heb opgeschreven (en hoe lang ik deze dan al aan het uitstellen ben). Dit combineer ik dan weer met het verzamelen van alle binnenkomende informatie uit het Getting Things Done systeem.
  • Ook gebruik ik vanuit Getting Things Done het idee om taken te koppelen en te clusteren aan een project. Over project planning heb ik het ook al regelmatig gehad op mijn blog. Wanneer veel taken bij elkaar horen, is het handiger om ook voor die taken een project te starten en daar een planning voor te maken.

Wat ik nu nog graag wil implementeren is een “Waiting For” lijst vanuit het Getting Things Done systeem. Er zijn regelmatig taken waarbij ik op reactie of actie van iemand anders wacht en door te kunnen gaan met deze taak. Ik denk dat het makkelijker is om hier een aparte lijst voor te maken, zo kan ik in de gaten houden of iemand anders al heeft gereageerd.


English version below

The best part about making and using your own pplanner is the fact that you can modify it to fit your own needs. There are of course some wonderful systems arount that you can use to be more productive and make effective use of your time, like Getting Things Done from David Allen and Bullet Journal by Ryder Caroll. I also tried out these systems and made my own system eventually. In my own systems I do use some parts from the systems mentioned above.

  • From Gettings Things Done I use the tip of collecting all incoming information. I do write down everything that comes to mind and I judge at a later moment if everything is relevant. You never know when ideas come to mind and you can bettr write it down, so you won’t. And sometimes someone tells or asks you something when you are busy. If I don;t write these things down immediately, I will forget them.
  • From bullet journal I use the tip of keeping track of my tasks per day (daily logging) and putting a bullet next to it to distinct the difference between tasks, appointments and notes. It akes the list more clear and I know when I have written a task down (and how long I am procrastinating on the tasks). I combine this part of the bullet journal system with the part of collecting all incoming information of the Getting Things Done system.
  • I also use the tip from Getting Things Done to connect tasks and to cluster them to a project. I already wrote different blogposts about project planning. When a lot of tasks are similar, it is easier to start a project and make a  planning for that.

The thing I want to implement next is a “Waiting For” List from the Getting Things Done system. There are several tasks per week that require the help of someone else. I need to wait for a reaction or action from a specific person before I can continu with the task. I think it is easier to have a seperate list to keep track of all of this.

Rapid logging: quick tips

English version below

Rapid logging staat voor het zo snel en gespecificeerd mogelijk opschrijven van je binnenkomende informatie. Het is niet de bedoeling dat je al deze informatie onthoudt, want daarvoor is je brein niet gemaakt. Je brein kan maar een x aantal dingen tegelijk onthouden en wanneer er nieuwe informatie bij komt, vergeet je brein de eerste informatie. Hierbij een paar tips om rapid logging toe te passen in je eigen planner.

  1. Zorg dat alle verschillende onderdelen van je binnenkomende informatie een specifieke plek hebben en refereer regelmatig naar die plekken.
  2. Schrijf je zinnen kort en krachtig op. Wees niet te gedetailleerd, maar wees wel specifiek en duidelijk.
  3. Schrijf binnenkomende informatie zo snel mogelijk op.
  4. Wanneer je iets op een los papiertje schrijft, log dat dan zo snel mogelijk in je planner op de juiste plek.
  5. Schrijf ook belangrijke informatie uit emails gelijk op, zoals data of afspraken die worden gemaakt.

English version

Rapid logging means writing down your incoming information quickly and specific by using short sentences with the most important information. You should not try to remember all this information, because that is not the job of your brain. Your brain is for thinking, not for storage. Your brain can only remember a specific amount of information and when something new comes in, it will forget the first thing. So, here are some tips to incorporate rapid logging into your planning system.

  1. Make sure you have different places in your planner to put different types of incoming information.
  2. Write down your sentences short and be specific with your information. Don’t write down too many details, but only the neccesary.
  3. Write down incoming information as soon as you can.
  4. When you write something down on a piece of paper, log it as soon as you can in your planner in the right spot.
  5. Write down important information you get from emails immediately, like dates and appointments.

Functional Planning: Plan Your Week

English version below

Als ik kijk naar mijn vakgebied (het onderwijs) hoor ik veel mensen roepen: we hebben het zo druk, werkdruk, te veel administratie en ga zo maar door. En ik kan me heel goed indenken dat er meer vakgebieden zijn waarbij mensen veel werk te doen hebben. De meeste collega’s komen naar mij toe voor advies op organisatorisch en planmatig gebied. Ook de directrice verwijst collega’s regelmatig door naar mij. Dat vind ik heel leuk, want de tips die ik hier op mijn blog deel komen voort uit mijn werk.

Zo heb ik vorige week een collega de tip gegeven om de week in te delen op de manier waarop David Allen van Getting Things Done zijn systeem heeft gemaakt. Hieronder heb ik een overzicht gemaakt van mijn aangepaste versie hierop, die al jaren heel goed voor mij werkt. Je hebt alles overzichtelijk op een bepaalde plek en je weet dus snel waar je iets moet zoeken en iets op moet schrijven.

Plan Your Week Dutch.png

En wat ik er dan ook altijd bij zeg, is dat dit tips zijn die je niet klakkeloos hoef op te volgen. Je eigen perfecte plannings systeem zoeken is namelijk je eigen avontuur. Wat voor mij wel werkt, hoeft voor jou niet te werken. Wat ik wel weet, is dat dit werkt voor mij en ervoor zorgt dat ik mijn zaken en werk op orde heb. Ook ik heb er een tijdje over gedaan om een systeem te vinden dat werkt voor mij en nog wil ik soms wel eens iets anders proberen of krijg ik tips om mijn systeem nog functioneler te maken.


English version

When I am thinking about the teachers in the educational worksection, I hear a lot of people saying that they have too much workload, too much administration and so on. I caan very well imagine that there are a lot of other professions where there is a lot of work to do. Most of my colleagues come to me for organizational and planning tips. Even the principal sends them to me for tips. I really enjoy doing that and I can share all those tips on my blog.

Last week I helped a collegue with giving the tip to divide her week in the way David Allen made his Getting Things Done system. In the diagram below I made an overview of my adjusted Getting Things Done system, which is already working wonders for me for a couple of years now. Everything has its own specific space so you know where to search for information and where to log your information.

Plan Your Week English.png

And I always mention that this is a tip and you don’t have to exactly do what I do. Searching for your perfect planner system is a journey which you have to take on yourself. Wht works for me, doesn’t have to work for you. But I do know that this system works for me and it gives me a clear overview to be functional. I also did take a lot of time searching for my perfect system and I still try out different systems and tips I get to make my planner even more functional.

Fulltime blog i.c.m. Fulltime werk

English version below

Ondertussen ben ik alweer vijf maanden serieus bezig met mijn blog. Ik vind het ontzettend leuk om te doen, maar het kost ook veel tijd. In januari en februari heb ik geprobeerd blogposts te schrijven wanneer ik ze ging posten, maar ik kwam er al snel achter dat dit niet werkt. Ik werk als fulltime leerkracht minimaal 40 uur per week. Er zijn weken dat ik veel meer werk en ’s avonds thuis ook nog bezig ben. Ik ben soms blij als ik thuis ben, heb gekookt, heb schoongemaakt en ook nog wat tijd kan doorbrengen met mijn vriend.

Hoe combineer ik die twee aspecten in mijn leven? Want ik heb toch een behoorlijk tempo van het posten van blogs, zo’n 5 a 6 per week. Dat komt door een strakke planning. Dat lijkt mij logisch, want dat is ook waar dit blog over gaat. Ik ben continu bezig met plannen of mijn planning in de gaten houden. Dit betekent niet dat ik 24 uur per dag in mijn planner zit te kijken, maar wel dat ik hem in de buurt heb om te kunnen refereren, dat ik informatie gelijk opschrijf en dat ik vooruit plan.

Elke zaterdag maak ik mijn blogposts voor de volgende week. Ik schrijf ze, maak de foto’s en plan ze in. Zo hoef ik me er de hele week niet druk over te maken en elke ochtend komt er een blogpost online. Het enige wat ik in de gaten moet houden is het verkeer dat op mijn blog komt, reacties modereren en beantwoorden, FaceBook en InstaGram als inspiratie en als plek om mee te doen in de Nederlandse planner community.

Soms denk ik wel eens dat ik teveel post en heb ik niet zoveel zin om te schrijven, maar dat gevoel ebt gelukkig snel weg. Ik vind het namelijk erg leuk en fijn om te horen dat mensen mijn stijl van schrijven leuk vinden, de tips gebruiken in hun eigen planner en mijn blog graag lezen. Ook is het fijn voor mijzelf, want het is mijn uitlaatklep over mijn favoriete hobby: plannen en creatief bezig zijn.


English version

I am seriously keeping up this blog for already five months! The time flies. I still think it is incredibly fun to do, but it also takes and costs a lot of my time. In January and February I tried writing my blogposts the day I wanted to post them. I quickly found out that this didn’t work for me. I am a fulltime teacher and work at least 40 hours a qeek. There are weeks that I work a lot more and work at home at night. I am glad to go home after a long day of work, cooked dinner, cleaned some things and spend some quality time with my boyfriend.

So how do I combine these two aspects in my life? Because I do post a lot a week, mostly five to six blogposts. It takes a very tight schedule for me to do all this succesfully. It makes sense, because it is the subject of my blog. I am continuously planning or keeping an eye on my planning. This doesn’t mean that I am looking in my planner for 24 hours a day, but it does mean that my planner is near to reference and write down information and to plan ahead.

Each saturday I write my blogposts for the following week. I write down, take the pictures and I schedule them. I do this so I don’t have to worry each day about writing and each morning there will be a blogpost online. The only thing I need to keep track of is my visitors, moderating reactions and replying to them, keeping up with FaceBook and InstaGram as an inspirational outlet and be a part of the Dutch planner community.

I do think sometimes that I post to much and I don’t feel like writing, but that feeling goes away very quickly. I still think it is very fun to do and I enjoy the positive reactions I get on my posts about my writing style, the useful tips that people will use in their own planner and people enjoying my blog. It is also a good thing to do for me, because it is my creative outlet for my favorite hobbies: planning and creating!

Functional Planning: YouTube tips

English version below

Laatst deelde ik mijn favoriete planner gerelateerde InstaGram accounts. Vandaag deel ik mijn favoriete functional planning YouTube accounts.

Rachel Dunaway – ze heeft al een tijd niks gepost, maar ik blijf toch altijd graag haar video’s terugkijken. Ze heeft een prettige videostijl en ze heeft geweldige tips als je functioneel wilt plannen. Ik heb al regelmatig een paar tips van haar in mijn eigen planner gebruikt en geprobeerd. Voor mensen met een druk schema is dit kanaal een must om te bekijken!

Plans Meet Paper – deze dame plant helemaal in mijn stijl! Er zitten veel overeenkomsten tussen onze planningssystemen en ik heb zelfs een tijdje haar A5 planningssysteem uitgeprobeerd. De laatste tijd is ze een beetje afwezig, want ze is bezig met verhuizen. Je hebt nu dus genoeg tijd om al haar video’s terug te kijken en hopelijk gaat ze snel weer posten.

Antonisha Plans – ik heb heel erg genoten van haar VEDA-series (Vlog Each Day in April). Elke dag kwam er een functionele planning video online! Ze heeft een zeer uitgebreid systeem dat bestaat uit een maandelijks, wekelijks en dagelijks overzicht. Ze is heel duidelijk in haar uitleg en neemt je mee in haar planningroutines.

The Planner Spot – op dit account deelt de eigenaresse video’s over de inserts en stickers die ze zelf maakt en laat ze functionele, minimalistische spreads zien. Het ziet er strak en chique uit en het laat een andere manier van functioneel omgaan met je planner zien.

Heb jij nog YouTube tips voor mij?


English version

Some time ago I shared my favorite planner related InstaGram accounts. Today I will share my favorite functional planning YouTube accounts.

Rachel Dunaway – she has not posted new videos in a while, but I love rewatching het video’s. She has a very pleasent way of filming and she gives wonderful tips for functional planning. I regularly used these tips in my own planner and tried them out. When you have a busy schedule, it is a must to watch her video’s!

Plans Meet Paper – this lady plans in my style! There are a lot of similarities between our plannings systems and I even tried out het A5 planning system for a while. Lately she is not posting as much video’s, because she is moving. So that gives you enough time to watch all her previous video’s and hopefully she will start posting video’s again soon!

Antonisha Plans – I really enjoyed her VEDA series (Vlog Each Day in April). Everyday a new functional planning video came online! She has a very extensive and complete planning system that contains of monthly, weekly and daily planning. She is very clear in explaining how she uses het system.

The Planner Spot – on this account the owner puts up video’s about the inserts and stickers she designs and sells. She uses them in her functional, minimalistic spreads. it looks need and luxurious and shows a different way to use your planner functional.

Do you have any YouTube tips for me?

Teacher Planning Tip: Plan for the next year part 2

English version below

Vorige week gaf ik jullie mijn eerste Teacher Planning tip; het gebruiken van een kleine, simpele, goedkope agenda om alvast afspraken e.d. bij te houden voor het volgende schooljaar. Deze tweede tip gaat over het plannen van de lesstof.

Ik ben geleerd op de Pabo om je methode te zien als leidraad en niet klakkeloos de planning daaruit te volgen. Natuurlijk is het handig om wel globaal de opbouw te volgen, aangezien deze is gemaakt met de kerndoelen en leerlijnen die ze moeten behalen in dat schooljaar. Maar wij hebben ook op school afspraken gemaakt dat we bepaalde lessen uitbreiden, verkorten of clusteren.

Een gemiddeld schooljaar duurt 39 a 40 weken. Veel methodes hebben acht blokken lesstof, dat zou betekenen dat je ongeveer vijf weken per blok hebt om de lesstof aan te bieden, te toetsen en te herhalen. Maar dan vergeet je de Cito / toetsweken, excursies, studiedagen en andere dagen die zorgen dat er een lesdag uitvalt. Ik vind het dan ook handig om een ruwe planning te hebben van de blokken, met ruimte om rekening te kunnen houden met die dagen, maar ook ruimte om lesstof te kunnen herhalen die de kunnen nog niet goed beheersen. Ik maak daarvoor een jaarlijks overzicht waarop ik de blokken kan indelen.


Hierbij gebruik ik afkortingen, kleuren, ik schrijf bovenaan bepaalde maanden welke belangrijke weken er zijn etc. Ook heb ik de weekenden grijs gemaakt, zodat je gemakkelijk de weken kunt onderscheiden. Natuurlijk kun je dit overzicht ook voor andere dingen gebruiken, zoals een jaarlijkse gezondheidstracker, als je student bent, je werkuren en ga zo maar door. Dan kun je op de free printable de kop veranderen.

Teacher Yearly 2017 – 2018


English version

Last week I shared with you my first Teacher Planning tip; using a small, simple and cheap agenda to write down any appointments for the coming schoolyear. This second tip is about planning your curriculum.

In the Netherlands we use instruction manuals for teachers for the different disciplines that we teach. I learned at the Pabo (the school to become a teacher) that this manual is a guidebook which you can use to plan out your lessons. At my school we made some agreements to speed faster thourgh some parts and take other parts slower, depending on the needs of our students.

An average schoolyear is about 39 to 40 weeks. Manu manuals split up their content in eight blocks, which means you will get about five weeks to complete a block, to test the children and to repeat and practice. But there are also other days and weeks in a schoolyear which you are not at school, you don’t give any lessons or you have some personal / professional development. I find it easy to make a yearly overview so I can map out the days that we have an excursion, testingweeks or days off. I make a rough planning of the blocks for each subject.


I use abbreviations, markers, I write special events on top of the months etc. I grayed out the weekends, for easy visibility. You can also use this yearly planner for something enterily else, like a yearly healthtracker, student planning, work hours etc. You can change the header on the free printable if you want to do that.

Teacher Yearly 2017 – 2018