Teacher Planning: End of the Year Checklist

English version below

Ieder eind van het schooljaar maak ik een checklist om het schooljaar af te kunnen ronden, maar ook om het nieuwe schooljaar op te kunnen starten. Ik vind het prettig om alle spullen al voor de zomervakantie in de klas te hebben, zodat ik daar niet tijdens de zomervakantie over na hoef te denken.

Dit jaar deel ik mijn checklist met jullie. Het is een Word bestand, dus je kunt het aanpassen. Of je kunt hem uitprinten zoals hij is, met de lijnen, en met pen opschrijven wat je wilt opschrijven. Als je hem digitaal aan wilt passen, kun je de kopjes aanpassen, maar ook alvast de belangrijke dingen er in typen.

Ik heb zelf alles waarvan ik nu weet dat ik ze moet doen erin getypt. Ik weet ook dat het grootste deel van deze lijst volgend jaar ook weer gebruikt kan worden. Bij de onderste kopjes heb ik nog wat schrijflijnen erbij gelaten, zodat ik altijd nog dingen toe kan voegen als dat nodig mocht zijn.

End of the Year Checklist – hier is de freebie.


English version

Every end of the schoolyear I make a checklist to round up the previous schoolyear, but also to start the coming schoolyear. I find it easiest to have all the materials in my classroom before summerbreak starts, so I don’t have to think about that during summerbreak or the first week of work (before the children come to school).

This year I will share my checklist with you. It is a Word file, so you can adjust it to your needs. You can print it out as is, with the lines to write on, and write with pen all the things you need to take care of. But you can also digitally adjust it and type in the things you already know you have to do.

I did digitally fill in my checklist with all the things I know I have to do at this moment. I also know that the biggest part of this checklist can be used again next year. In the lowest sections I left a few lines blank so I can fill it up when needed.

End of the Year Checklist – here is the free printable.

Advertenties

Digital Planning: My Thoughts

English version below

Dit blog gaat over plannen en het zo functioneel mogelijk gebruiken van je planner. Ik heb al vaak mijn systeem laten zien, uitgelegd en tips gegeven. Ik heb verschillende planners: mijn FiloFax Malden als persoonlijke / catch all planner, mijn Happy / Teacher Planner en sinds kort een kleine agenda om alvast afspraken voor volgend jaar op te schrijven. Het fysiek opschrijven en plannen van mijn dagen brengt structuur aan in mijn dag en in mijn gedachten. Het brengt ook rust: ik weet dat ik niks ga vergeten, want ik heb alles opgeschreven. Ook plan ik ver vooruit, zodat ik niet voor onverwachte verrassingen sta.

En toch gebruik ik ook een digitale agenda. In die digitale agenda staan enorm veel afspraken, omdat ik verschillende agenda’s erin heb staan. Allereerst natuurlijk mijn eigen agenda. Niet voor mezelf, maar voor mijn vriend, zodat hij kan kijken op welke dagen ik werk en wanneer de vakanties zijn. In de zomervakantie zet ik dit er voor een heel jaar in, zodat hij ook zijn vakanties kan plannen. Hij heeft ook een eigen agenda waarin hij zijn werkdagen zet. We hebben ook een gezamenlijke agenda waarin we beiden afspraken kunnen zetten. Hier staan dingen in die voor ons beiden zijn, of als een van ons een keer een avond moet werken.

Daarna heb ik mijn werkagenda’s. De grootste agenda is de schoolagenda. Hierin zet iedereen (schoolgerelateerde) afspraken die invloed hebben op de planning. Zo is het ook makkelijk om te zien wanneer er gebeld wordt voor een bepaalde collega of die in gesprek is. Ook hebben we allemaal de agenda van de directrice. Zij heeft heel vaak schoolafspraken buiten school. Het is handig om te weten wanneer zij er is, wanneer ze tijd heeft enz. Wij mogen ook afspraken (zoals een inschrijving voor een nieuwe leerling) inplannen. Dit kan alleen als alle informatie klopt en zo kun je dus geen  dubbele afspraak boeken. Ook is er dan nog de agenda van het bestuur. Ons bestuur bestaat uit 22 scholen en die scholen hebben regelmatig professionaleringsbijeenkomsten. Wanneer je in een van die groepen zit, staan de bijeenkomsten in deze agenda. Ook afspraken en speciale dagen (zoals onze jaarlijkse persooneelsdag) staan in deze agenda gepland.

Als ik al deze agenda’s niet bij zou houden, relevante informatie niet over zou nemen en ook niet zou gebruiken dan zou mijn planning een rommeltje worden. Alles hangt met elkaar samen. Maar helemaal overstappen op digitaal plannen zal niet werken voor mij. Ik vind het erg prettig om alles op te schrijven en lijstjes te maken in mijn planner.


English version

My blog is about planning and making your planner as functional as it can be. I showed you my plannersystem multiple times, I explained it and I gave tips. I have different planners: my FiloFax Malden as my personal / catch all planner, my Happy / Teacher Planner and since a little while a small agenda to write down appointments for the next schoolyear. Writing down all my information and planning out my days gives my days and thoughts structure. It also brings peace: I know that I will not forget anything, because I have written it down. I also plan ahead, so there will be no surprises waiting for me.

But I do also use a digital planner. It is a catch all of all different planners and it contains a lot of information. The first planner is mt own planner. Not for me, but for my boyfriend. This way he can look up which days I am off and when the schoolbreaks are, so he can plan his vacations as well. Each summerbreak I fill my digital planner in for the full schoolyear. My boyfriend also has his own agenda to put his working days in. We also have a jointly agenda in which we can both put appointments. It contains all the appointments for us together, but also when one of use needs to work an evening.

After this there are several work-related agenda’s. The biggest one is our schoolagenda. Everyone puts schoolrelated appointments in this agenda which can influence other plannings. It makes it easy to see if a colleague is available when somebody is calling for them. We also have the agenda of the principal. She has a lot of schoolrelated appointments outside of the school. It is handy to know when she is at school and when she has time. We can also plan in appointments for her (when somebody comes to sign up their child at out school). We can only make this work when every bit of information in these planners are correct and filled in. The last work related agenda is from our management. Our school community consists of 22 schools and there regularly are professionalization meetings. When you are part of one of those groups, these meetings can be found in this agenda. Also appointments and special days (like our annual teacher day) are planned in this agenda.

If I would not check all these agenda’s, keeping track of relevant information and use these agenda’s, my planning would be a total mess. Everything is connected. But going fully into digital planning will not work for me. I really enjoy writing things down and make lists in my planner.

Rapid logging: quick tips

English version below

Rapid logging staat voor het zo snel en gespecificeerd mogelijk opschrijven van je binnenkomende informatie. Het is niet de bedoeling dat je al deze informatie onthoudt, want daarvoor is je brein niet gemaakt. Je brein kan maar een x aantal dingen tegelijk onthouden en wanneer er nieuwe informatie bij komt, vergeet je brein de eerste informatie. Hierbij een paar tips om rapid logging toe te passen in je eigen planner.

  1. Zorg dat alle verschillende onderdelen van je binnenkomende informatie een specifieke plek hebben en refereer regelmatig naar die plekken.
  2. Schrijf je zinnen kort en krachtig op. Wees niet te gedetailleerd, maar wees wel specifiek en duidelijk.
  3. Schrijf binnenkomende informatie zo snel mogelijk op.
  4. Wanneer je iets op een los papiertje schrijft, log dat dan zo snel mogelijk in je planner op de juiste plek.
  5. Schrijf ook belangrijke informatie uit emails gelijk op, zoals data of afspraken die worden gemaakt.

English version

Rapid logging means writing down your incoming information quickly and specific by using short sentences with the most important information. You should not try to remember all this information, because that is not the job of your brain. Your brain is for thinking, not for storage. Your brain can only remember a specific amount of information and when something new comes in, it will forget the first thing. So, here are some tips to incorporate rapid logging into your planning system.

  1. Make sure you have different places in your planner to put different types of incoming information.
  2. Write down your sentences short and be specific with your information. Don’t write down too many details, but only the neccesary.
  3. Write down incoming information as soon as you can.
  4. When you write something down on a piece of paper, log it as soon as you can in your planner in the right spot.
  5. Write down important information you get from emails immediately, like dates and appointments.

Functional Planning: Plan Your Week

English version below

Als ik kijk naar mijn vakgebied (het onderwijs) hoor ik veel mensen roepen: we hebben het zo druk, werkdruk, te veel administratie en ga zo maar door. En ik kan me heel goed indenken dat er meer vakgebieden zijn waarbij mensen veel werk te doen hebben. De meeste collega’s komen naar mij toe voor advies op organisatorisch en planmatig gebied. Ook de directrice verwijst collega’s regelmatig door naar mij. Dat vind ik heel leuk, want de tips die ik hier op mijn blog deel komen voort uit mijn werk.

Zo heb ik vorige week een collega de tip gegeven om de week in te delen op de manier waarop David Allen van Getting Things Done zijn systeem heeft gemaakt. Hieronder heb ik een overzicht gemaakt van mijn aangepaste versie hierop, die al jaren heel goed voor mij werkt. Je hebt alles overzichtelijk op een bepaalde plek en je weet dus snel waar je iets moet zoeken en iets op moet schrijven.

Plan Your Week Dutch.png

En wat ik er dan ook altijd bij zeg, is dat dit tips zijn die je niet klakkeloos hoef op te volgen. Je eigen perfecte plannings systeem zoeken is namelijk je eigen avontuur. Wat voor mij wel werkt, hoeft voor jou niet te werken. Wat ik wel weet, is dat dit werkt voor mij en ervoor zorgt dat ik mijn zaken en werk op orde heb. Ook ik heb er een tijdje over gedaan om een systeem te vinden dat werkt voor mij en nog wil ik soms wel eens iets anders proberen of krijg ik tips om mijn systeem nog functioneler te maken.


English version

When I am thinking about the teachers in the educational worksection, I hear a lot of people saying that they have too much workload, too much administration and so on. I caan very well imagine that there are a lot of other professions where there is a lot of work to do. Most of my colleagues come to me for organizational and planning tips. Even the principal sends them to me for tips. I really enjoy doing that and I can share all those tips on my blog.

Last week I helped a collegue with giving the tip to divide her week in the way David Allen made his Getting Things Done system. In the diagram below I made an overview of my adjusted Getting Things Done system, which is already working wonders for me for a couple of years now. Everything has its own specific space so you know where to search for information and where to log your information.

Plan Your Week English.png

And I always mention that this is a tip and you don’t have to exactly do what I do. Searching for your perfect planner system is a journey which you have to take on yourself. Wht works for me, doesn’t have to work for you. But I do know that this system works for me and it gives me a clear overview to be functional. I also did take a lot of time searching for my perfect system and I still try out different systems and tips I get to make my planner even more functional.

Functional Planning: The quest for new inserts

English version below

Gisteren kon je lezen over de manier waarop ik nadenk over de nieuwe opzet van mijn Happy / Teacher Planner. Vandaag wil ik het hebben over het proces dat ik doorloop om mijn FiloFax Malden klaar te maken voor het komende schooljaar.

En dat blijkt dit jaar nog heel lastig te wezen! Ik zit enorm te twijfelen tussen de opzet die ik dit jaar heb gebruikt, met mijn week op een pagina met mijn dagspecifieke taken op de pagina ernaast en een gedeelte voor mijn bullet journal. Er zullen gedeelten uit mijn FiloFax gaan die ik niet gebruik, zoals mijn maandpagina’s. Ik heb daarbij het idee dat ik dingen alleen maar opschrijf om ze op te schrijven. Ik denk dat ik ondertussen al drie weken niet naar die pagina’s heb gekeken. Maar, het systeem wat ik nu heb werkt ontzettend goed en ik heb genoeg plek om alles op te kunnen schrijven.

Maar ik ben ook ontzettend aan het twijfelen of ik de FiloFax dagelijkse pagina’s wil gaan gebruiken. Ik werd geïnspireerd door de indeling die Samantha van Life Well Designed gebruikt. Het ziet er strak en functioneel uit. Er is genoeg ruimte om van alles op te schrijven en lijstjes te maken. Nu zou ik natuurlijk zelf dagpagina’s kunnen maken, dat heb ik voorheen ook gedaan. Maar ik vind dat voor 365 dagen een behoorlijk gedoe, het papier van FiloFax is heel dun en eigen gebruikt papier niet, zodat ik minder in mijn planner kan passen en ik vind de pagina’s van FiloFax er gewoon heel strak uitzien.

FiloFax daily.png

Foto van: IG – Life Well Designed

En dan komt nu het volgende probleem: de dagelijkse pagina’s van FiloFax zijn niet als een academisch jaar te koop. Dat zou betekenen dat ik de volle prijs voor een volledig jaar moet betalen en dat ik de helft van de pagina’s weg kan gooien, dat is hartstikke papierverspilling en doodzonde dus! Dilemma, dilemma… wat moet ik doen? Toch maar weer mijn gewone opzet gebruiken die wel goed werkt of toch overgaan naar dagelijkse pagina’s en dat volledige jaar kopen van FiloFax…


English version

In my blogpost from yesterday I wrote about the way I am thinking and brainstorming about the new setup of my Happy / Teacher Planner. Today I want to talk about the process I walk through to make my FiloFax Malden ready for the coming schoolyear.

And that seems to be a pretty difficult task this year! I am really contemplating between two different options. I am doubting to use the same setup I am using this year, with my week on one page and a notes page next to it which I use to write down dayspecific tasks and a different section for my bullet journal. There are sections in my FiloFax that I don’t use (often) and can go, like my monthly overviews. I have the feeling that I am only writing in them because they are in my planner. I think I haven’t looked at those in the last three weeks. But, the system I am using right now, is working incredibly well and I have enough space to write everything down.

But I am also really considering to use FiloFax daily inserts. I got inspired by the way Samantha from Life Well Designed uses them. It looks clean and functional, just the way I like my inserts to look. There is enough room to write everything down and make lists. I could print daily inserts out myself ofcourse, like I did in the past. But I think it is such a hassle for 365 days. And the FiloFax paper is really thin so I could fit a lot more pages in my planner than when I am using my own paper. And I think the daily inserts from FiloFax look really clean.

FiloFax daily.png

Foto van: IG – Life Well Designed

And there is also another problem: the daily inserts from FiloFax aren’t available in an academic year. That means I would have to pay full price for a full year and that I could throw away half of the year that has already passed. This is such a waste of paper. So I am having a dilemma here, what should I do…? Continu to use my setup as is, because it works so well for me or starting to use daily pages and buy the full year from FiloFax.

Functional Planning: setting up my Teacher Planner 1

English version below

Ik heb ondertussen al twee jaar mijn eigen Teacher Planner gemaakt. Het eerste jaar was dit in mijn FiloFax 5 Green Original en sinds vorig jaar werk ik met een Happy Planner systeem. De covers en discs heb ik gekocht en de inhoud heb ik zelf gemaakt. In deze planner bereid ik mijn lessen voor, heb ik een overzicht over het hele jaar en kan ik thuis ook kijken aan welke doelen ik die week met de kinderen moet werken. Want, laten we eerlijk zijn: alle leerkrachten werken ’s avonds ook nog wel eens thuis.


Na mijn Happy / Teacher Planner een jaar gebruikt te hebben, ben ik erg tevreden met het systeem. Maar er zijn een paar dingen die ik wil veranderen en een paar dingen die ik moet veranderen. Op mijn school gaan we komend schooljaar over naar het continurooster (vijf gelijke dagen van half 9 tot 2 uur naar school). Hierdoor zullen pauzetijden veranderen, lessen zullen verschoven moeten worden en dat zal aangepast moeten worden in het weekoverzicht. Ook krijgen we nieuw meubilair en daarbij krijg ik een nieuw bureau met een verlenging eraan vast voor kleine instructiegroepjes. Ik wil dan ook een planning gaan maken voor wie er wanneer bij mij moet komen zitten en aan welke doelen we op dat moment gaan werken.

Op dit moment weet ik nog niet zoveel. Ik weet welke kinderen ik volgend jaar in de klas krijg, maar de helft daarvan zijn nieuwe kinderen waarvan ik nog geen niveaus weet. Voor de kleine instructiegroepjes kan ik al wel een opzet maken, omdat ik de namen en doelen met pen ga opschrijven. Mijn nieuwe rooster weet ik nog niet. We zullen proberen alles zoveel mogelijk hetzelfde te houden, maar we weten nog geen pauzetijden. Ik kan dus nog geen nieuw weekoverzicht maken. Ik kan er wel alvast over nadenken.


Dus heb ik in mijn bullet journal een bladzijde gemaakt waarop ik kan brainstormen over wat ik voor volgend schooljaar in mijn Happy / Teacher Planner wil hebben. Ook kan ik er kleine versies van bepaalde pagina’s in tekenen. Het ontwerpen van inserts voor mijzelf is een van de leukste dingen om te doen. Ik kan ze helemaal naar mijn eigen wens ontwerpen en opzetten. En zo zorg ik ervoor dat mijn systeem werkt voor mij.


English version

I made my own teacher Planner for about two years now. The first year I made one in my FiloFax A5 Green Original and since the beginning of this current schoolyear I use a Happy Planner system. I bought the covers and discs and I made and designed the inserts myself. In this planner I prepare my lessons, I have an overview of the full schoolyear and I can reference it at home to see the goals I am working on with the students. Because, let’s face the truth: every teacher works at home in their spare time.


After using my Happy / Teacher Planner for about a year now, I can say that I am pretty satisfied with the system. But there are I couple of things I want to change and some things I need to change. At my school we are going to change the schoolhours. Instead of going home at lunchbreak, all the students will stay at school and we will have five days with the same amount of hours. This is a big change with the system we are using right now. This means that there will be a lot of things that are going to change: the times we will have our breaks, lessons will have to be moved in order to fit in our daily schedule and I will need to change this in my weekly overview. We will also get new furniture and I will get a new teachers desk with a small group table attached to it. So I want to make a schedule for these small groups so I can write down the names and the goals we will be working on.

At the moment I don’t know much. I know which students I will get next year, but half of them are new students and I don’t know their levels. I can make the small group planning set up, because I will write the names and goals in when I need it. I don’t know my new daily schedule. We will try to keep it the same as much as we can, but we don’t know the times we will have breaks. That means I can’t make a new weekly overview for my teacher planner yet. But I can already think about it.


So I dedicated a page in my bullet journal for a brainstorm about the setup for my Happy / Teacher Planner for the coming schoolyear. I can also draw in some different pages I want to make. Designing and making my own inserts is one of my favorite things to do. I can completely make them the way I want them to be. And this way I make sure that my planning system works for me.

Fulltime blog i.c.m. Fulltime werk

English version below

Ondertussen ben ik alweer vijf maanden serieus bezig met mijn blog. Ik vind het ontzettend leuk om te doen, maar het kost ook veel tijd. In januari en februari heb ik geprobeerd blogposts te schrijven wanneer ik ze ging posten, maar ik kwam er al snel achter dat dit niet werkt. Ik werk als fulltime leerkracht minimaal 40 uur per week. Er zijn weken dat ik veel meer werk en ’s avonds thuis ook nog bezig ben. Ik ben soms blij als ik thuis ben, heb gekookt, heb schoongemaakt en ook nog wat tijd kan doorbrengen met mijn vriend.

Hoe combineer ik die twee aspecten in mijn leven? Want ik heb toch een behoorlijk tempo van het posten van blogs, zo’n 5 a 6 per week. Dat komt door een strakke planning. Dat lijkt mij logisch, want dat is ook waar dit blog over gaat. Ik ben continu bezig met plannen of mijn planning in de gaten houden. Dit betekent niet dat ik 24 uur per dag in mijn planner zit te kijken, maar wel dat ik hem in de buurt heb om te kunnen refereren, dat ik informatie gelijk opschrijf en dat ik vooruit plan.

Elke zaterdag maak ik mijn blogposts voor de volgende week. Ik schrijf ze, maak de foto’s en plan ze in. Zo hoef ik me er de hele week niet druk over te maken en elke ochtend komt er een blogpost online. Het enige wat ik in de gaten moet houden is het verkeer dat op mijn blog komt, reacties modereren en beantwoorden, FaceBook en InstaGram als inspiratie en als plek om mee te doen in de Nederlandse planner community.

Soms denk ik wel eens dat ik teveel post en heb ik niet zoveel zin om te schrijven, maar dat gevoel ebt gelukkig snel weg. Ik vind het namelijk erg leuk en fijn om te horen dat mensen mijn stijl van schrijven leuk vinden, de tips gebruiken in hun eigen planner en mijn blog graag lezen. Ook is het fijn voor mijzelf, want het is mijn uitlaatklep over mijn favoriete hobby: plannen en creatief bezig zijn.


English version

I am seriously keeping up this blog for already five months! The time flies. I still think it is incredibly fun to do, but it also takes and costs a lot of my time. In January and February I tried writing my blogposts the day I wanted to post them. I quickly found out that this didn’t work for me. I am a fulltime teacher and work at least 40 hours a qeek. There are weeks that I work a lot more and work at home at night. I am glad to go home after a long day of work, cooked dinner, cleaned some things and spend some quality time with my boyfriend.

So how do I combine these two aspects in my life? Because I do post a lot a week, mostly five to six blogposts. It takes a very tight schedule for me to do all this succesfully. It makes sense, because it is the subject of my blog. I am continuously planning or keeping an eye on my planning. This doesn’t mean that I am looking in my planner for 24 hours a day, but it does mean that my planner is near to reference and write down information and to plan ahead.

Each saturday I write my blogposts for the following week. I write down, take the pictures and I schedule them. I do this so I don’t have to worry each day about writing and each morning there will be a blogpost online. The only thing I need to keep track of is my visitors, moderating reactions and replying to them, keeping up with FaceBook and InstaGram as an inspirational outlet and be a part of the Dutch planner community.

I do think sometimes that I post to much and I don’t feel like writing, but that feeling goes away very quickly. I still think it is very fun to do and I enjoy the positive reactions I get on my posts about my writing style, the useful tips that people will use in their own planner and people enjoying my blog. It is also a good thing to do for me, because it is my creative outlet for my favorite hobbies: planning and creating!